คุณเพิ่งได้รับงานในการสร้างรายงานของเดือนที่ทำงานล่าสุดเพื่อเก็บไว้ในที่เก็บถาวรของ บริษัท ของคุณ นี่จะไม่ใช่ปัญหาเลยหากคุณไม่ได้รับการร้องขอให้บันทึกทุกอย่างในรูปแบบ PDF / A: คุณไม่เคยได้ยินไฟล์ประเภทนี้มาก่อนดังนั้นคุณจึงไม่มีความคิดที่ชัดเจนที่สุด วิธีสร้าง PDF / A และคุณต้องการความช่วยเหลืออย่างทันท่วงทีและเป็นรูปธรรมเนื่องจากวันกำหนดส่งที่น่ากลัวกำลังใกล้เข้ามาเรื่อย ๆ
ฉันยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณอยู่ในแนวทางที่ถูกต้องในการปรึกษาอันที่จริงฉันตั้งใจจะอธิบายให้คุณทราบโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการสร้างเอกสารในรูปแบบ PDF / A โดยใช้ชุดโปรแกรมและออนไลน์ บริการ. อย่างไรก็ตามก่อนดำเนินการต่อขอให้ฉันให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้: รูปแบบ PDF / A เป็น "ตัวแปร" ของรูปแบบ PDF คลาสสิกซึ่งออกแบบมาสำหรับการเก็บไฟล์ในระยะยาวเป็นหลัก กล่าวอีกนัยหนึ่งการบันทึกเอกสารในรูปแบบ PDF / A หมายถึงการรักษารูปแบบเมื่อเวลาผ่านไปดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่าไฟล์ที่เป็นปัญหาจะแสดงในลักษณะเดียวกันเสมอโดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์และโปรแกรมที่ใช้ในการทำเช่นนั้น
ตอนนี้คุณมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนของรูปแบบ PDF / A แล้วเวลามาถึงหัวใจของเรื่องนี้: ทำใจให้สบายใช้เวลาว่างอุทิศให้กับตัวเองและอ่านสิ่งที่ ฉันต้องอธิบายในหัวข้อนี้ ฉันแน่ใจว่าในตอนท้ายของการอ่านนี้คุณจะสามารถสร้างเอกสารในรูปแบบ PDF / A ได้อย่างสมบูรณ์แบบเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ เจ้านาย ทันเวลาสำหรับระยะเวลารายงานของ บริษัท ต้องบอกว่าขอให้อ่านดีๆและทำงานดีๆ!
เชื่อมต่อกับเว็บไซต์ LibreOffice คลิกที่ปุ่ม ดาวน์โหลด LibreOffice x.y.z เพื่อเริ่มการดาวน์โหลดไฟล์ติดตั้งทันทีให้เปิดโปรแกรมที่คุณเพิ่งดาวน์โหลดและปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจออย่างระมัดระวังเพื่อสิ้นสุดขั้นตอนการติดตั้ง: บน Windowsซึ่งจะนำกลับไปสู่การคลิกปุ่มหลาย ๆ ครั้ง ไปข้างหน้า จนกว่าคุณจะสิ้นสุดขั้นตอนการติดตั้ง
หากคุณใช้ไฟล์ Macแต่คุณต้องลากไอคอนของ LibreOffice ในโฟลเดอร์ แอพพลิเคชั่น ของ macOS โดยใช้หน้าต่างที่ปรากฏบนหน้าจอ นอกจากนี้ในการแปลโปรแกรมเป็นภาษาอิตาลีคุณต้องดาวน์โหลดชุดภาษาเพิ่มเติม (ซึ่งไม่จำเป็นอย่างไรก็ตามในเวอร์ชัน Windows): คลิกที่ปุ่ม อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่แปลแล้ว มีอยู่ในหน้าดาวน์โหลดของโปรแกรม
ณ จุดนี้เริ่ม LibreOffice (โดยคลิกขวาที่ไอคอนในโฟลเดอร์ แอพพลิเคชั่น และเลือกรายการ คุณเปิด จากเมนูบริบทเพื่อข้ามข้อ จำกัด macOS ในแอปพลิเคชันจากนักพัฒนาที่ไม่ได้รับการรับรองในตอนเริ่มต้นครั้งแรก) และปิดโดยกด cmd + q บนแป้นพิมพ์ เมื่อเสร็จแล้วให้เริ่มไฟล์ชุดภาษา (เช่น. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg) ดับเบิลคลิกที่ไอคอนที่ติดอยู่กับหน้าต่างที่แสดงบนหน้าจอแล้วกดปุ่ม เม.ย.ที่ คือ ติดตั้ง เพื่อติดตั้งอินเทอร์เฟซผู้ใช้เป็นภาษาอิตาลี
เมื่อขั้นตอนการตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ให้เริ่มต้น LibreOffice เรียกมันจากโฟลเดอร์ LibreOffice เมนู เริ่ม ของ Windows (เข้าถึงได้ผ่านไอคอนรูปธงที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ) จากโฟลเดอร์ แอพพลิเคชั่น ของ Mac หรือจาก มุมมองกิจกรรม ของ ลินุกซ์จากนั้นเลือกจากหน้าจอต้อนรับของโปรแกรมประเภทเอกสารที่ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด (เช่น ผู้เขียนเอกสารใหม่).
ณ จุดนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือกรอกข้อมูลที่ต้องการลงในเอกสาร ในทางกลับกันหากคุณต้องการสร้างไฟล์ PDF / A โดยเริ่มจากเอกสารที่มีอยู่แล้วสิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่เมนู ไฟล์> เปิด ของแอปพลิเคชันที่เลือกและเลือกโดยใช้ตัวจัดการไฟล์ที่แสดงบนหน้าจอเอกสารที่คุณต้องการดำเนินการ
ไม่ว่าในกรณีใดก็ตามเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเสร็จแล้วคุณสามารถสร้างไฟล์ในรูปแบบ PDF / A ได้โดยเข้าไปที่ฟังก์ชันการส่งออกเอกสาร: ในการดำเนินการนี้ให้คลิกที่เมนู ไฟล์ ที่ด้านซ้ายบนของโปรแกรมเลือกรายการ ส่งออกเป็น จากนั้นคลิกที่ตัวเลือก ส่งออกในรูปแบบ PDF ....
ทันทีหลังจากนั้นกล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอเพื่อให้คุณสามารถเลือกระหว่างตัวเลือกมากมายสำหรับการบันทึก PDF ที่เป็นผลลัพธ์ เพื่อให้สามารถบันทึกในรูปแบบ PDF / A ให้ใส่เครื่องหมายถูกข้างรายการ ไฟล์เก็บถาวร PDF / A-1a (ISO 19005-1) อยู่ด้านล่างกล่อง ทั่วไปคลิกที่ปุ่ม ส่งออก ที่ด้านล่างและเลือกเส้นทางเพื่อบันทึกไฟล์ PDF / A ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น มันไม่ยากเลยใช่ไหม?
Microsoft Office (Windows)
เกี่ยวกับการสร้างและการจัดการเอกสารสำนักงาน Microsoft Office เป็นหนึ่งในโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบที่สุดอย่างไม่ต้องสงสัย: ด้วยเหตุนี้ตัวเลือกในการส่งออกเอกสารในรูปแบบ PDF / A จะขาดหายไปจากโปรแกรมไม่ได้! ก่อนที่จะดำเนินการต่อฉันมีหลักฐานสำคัญที่จะทำให้คุณ: แม้ว่า Microsoft Office จะพร้อมใช้งานสำหรับ Mac แต่เวอร์ชันนี้ไม่มีฟังก์ชันในการสร้างไฟล์ในรูปแบบ PDF / A ดังนั้นหากคุณมีคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง macOS ฉันขอแนะนำให้คุณดูหนึ่งในวิธีแก้ปัญหาอื่น ๆ ที่รายงานในคู่มือนี้
อย่างที่คุณทราบกันดีว่าในการใช้ Microsoft Office สำหรับ Windows คุณต้องใช้เงินจำนวนหนึ่ง: ชุดนี้มีให้เมื่อสมัครสมาชิก Office 365 (ราคาเริ่มต้นที่ 7 € / เดือน) หรือผ่านการซื้อใบอนุญาต Office Home & Student 2016 สำหรับพีซีในราคา ค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียว€ 149.
อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการโปรแกรมชุดเร่งด่วนคุณสามารถใช้ประโยชน์จากการสมัครใช้งาน Office 365 Home ฟรีหนึ่งเดือนโดยเชื่อมต่อกับหน้าเว็บนี้คลิกที่ปุ่ม ทดลองใช้ฟรี 1 เดือนป้อนรายละเอียดบัญชี Microsoft ของคุณในหน้าต่างถัดไปและระบุวิธีการชำระเงินที่ถูกต้องเมื่อได้รับการร้องขอ (สำหรับ 30 วันแรกของการใช้บริการจะไม่มีการเรียกเก็บเงินใด ๆ ทั้งสิ้น) หากคุณยังไม่มีบัญชี Microsoft คุณสามารถสร้างได้โดยทำตามคำแนะนำที่ฉันให้ไว้ในของฉัน การสอนแนว.
ในตอนท้ายของขั้นตอนการลงทะเบียนคุณจะได้รับลิงค์สำหรับดาวน์โหลดไฟล์การติดตั้ง Office ทางอีเมล: หลังจากเสร็จสิ้นการดาวน์โหลดให้เริ่มโปรแกรมที่ดาวน์โหลดมาและปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อติดตั้งลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
โปรดจำไว้ว่าเพื่อหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินที่ไม่ต้องการหลังจาก 30 วันแรกของการใช้ Office คุณต้องยกเลิกการต่ออายุการสมัครสมาชิกโดยอัตโนมัติ: ในการดำเนินการนี้เชื่อมต่อกับเว็บไซต์นี้ป้อนข้อมูลรับรองของบัญชี Microsoft ที่คุณดาวน์โหลด Office คลิกที่เสียง ยกเลิก สอดคล้องกับคำอธิบายของการสมัครสมาชิกและปฏิบัติตามคำแนะนำที่แสดงบนหน้าจอเพื่อยกเลิกการต่ออายุอัตโนมัติ ในกรณีที่มีปัญหาหรือต้องการคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดาวน์โหลด Office ฉันขอให้คุณอ่านคำแนะนำเฉพาะของฉันเกี่ยวกับวิธีดาวน์โหลด Office
เมื่อขั้นตอนการติดตั้ง Office เสร็จสมบูรณ์ให้เริ่มโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่คุณต้องการสร้างมากที่สุด (เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด) เรียกคืนจาก เมนูเริ่มต้น ของ Windowsกดปุ่มเพื่อสร้างเอกสารใหม่ (เช่น เอกสารเปล่า) และกรอกข้อมูลที่คุณต้องการ หากคุณต้องการ สร้าง PDF / A จากเอกสารที่มีอยู่ให้คลิกที่ส่วน ไฟล์ ที่ด้านซ้ายบนจากนั้นคลิกที่ปุ่ม คุณเปิดเลือกแหล่งที่มาของเอกสาร (เช่น พีซีเครื่องนี้) และใช้พาเนลถัดไปเพื่อไปที่พา ธ และนำเข้าสู่โปรแกรม
อย่างไรก็ตามเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงเสร็จเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่เมนูอีกครั้ง ไฟล์ ที่ด้านซ้ายบนให้เลือกปุ่ม ส่งออก จากนั้นคลิกที่ปุ่ม สร้าง PDF / XPS เพื่อเริ่มขั้นตอนการส่งออก ในหน้าต่างถัดไปพิมพ์ a ชื่อจริง เพื่อกำหนดให้กับไฟล์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าในเมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็น มีการระบุรูปแบบ ไฟล์ PDFจากนั้นกดปุ่ม ตัวเลือก ... วางต่ำลงเล็กน้อยใส่เครื่องหมายถูกถัดจากรายการ สอดคล้องกับ ISO 19005-1 (PDF / A) และคลิกที่ปุ่ม ตกลง คือ เผยแพร่ เพื่อสิ้นสุดการบันทึกเอกสาร
PDFCreator (Windows)
เดี๋ยวก่อนคุณกำลังบอกฉันว่าคุณต้องบันทึกไฟล์สำเร็จรูปในรูปแบบ PDF / A แต่ไม่สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมดังกล่าวได้ ถ้าอย่างนั้นฉันคิดว่าฉันมีทางออกที่เหมาะสมสำหรับคุณ! PDFCreator เป็นซอฟต์แวร์สำหรับ Windows ซึ่งจะเพิ่ม“ เครื่องพิมพ์เสมือน” เข้าไปในระบบซึ่งสามารถสร้าง PDF จากโปรแกรมใด ๆ ที่มีฟังก์ชันการพิมพ์
ฉันได้รับความนิยมและรายการนี้ดึงดูดความสนใจของคุณหรือยัง? สมบูรณ์แบบแล้วมาฝึกกันต่อก่อนอื่นให้เชื่อมต่อกับหน้าดาวน์โหลด PDFCreator กดปุ่ม ดาวน์โหลด และทำซ้ำการดำเนินการด้วยปุ่ม ดาวน์โหลด สอดคล้องกับส่วน PDFCreator ฟรี เพื่อเริ่มดาวน์โหลดโปรแกรมเวอร์ชันฟรีเกินพอสำหรับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเอง
เมื่อเสร็จแล้วให้เริ่มไฟล์ที่คุณเพิ่งดาวน์โหลด (เช่น. PDFCreator-3_2_2- การตั้งค่า) กดปุ่ม ได้ คือ ตกลงให้ใส่เครื่องหมายถูกข้างกล่อง ตั้งค่าขั้นสูงกดปุ่ม 3 ครั้ง ไปข้างหน้าเลือกรายการ การติดตั้งน้อยที่สุด จากเมนูแบบเลื่อนลงที่เสนอให้คลิกที่ปุ่มอีกครั้ง 3 ครั้ง ไปข้างหน้า และจบขั้นตอนการตั้งค่าโดยการกดปุ่ม ติดตั้ง, ไม่เป็นไรขอบคุณ, ข้าม คือ จบ.
เกมนี้ทำได้จริง: เปิดไฟล์ที่คุณต้องการแปลงเป็นรูปแบบ PDF / A ตามปกติเข้าถึงตัวเลือกการพิมพ์ของโปรแกรมที่คุณใช้ (โดยไปที่เมนู ไฟล์> พิมพ์ หรือโดยการกดคีย์ผสม Ctrl + P) เลือกเครื่องพิมพ์เสมือน PDFCreator จากรายการเครื่องพิมพ์ที่มีและกดปุ่ม ตกลง /พิมพ์ เพื่อเข้าถึงหน้าต่างการกำหนดค่าโปรแกรม
ณ จุดนี้ให้เลือกรายการ PDF / A (การเก็บรักษาระยะยาว) จากเมนูแบบเลื่อนลง ข้อมูลส่วนตัว แนบกับหน้าต่างใหม่ที่เปิดขึ้นบนหน้าจอหากคุณต้องการให้พิมพ์ข้อมูลบน ชื่อเรื่องผู้แต่งเรื่อง คือ คำสำคัญ ของเอกสารหากจำเป็นให้ตั้งค่าเส้นทางการบันทึกเหมือนกันโดยกดปุ่ม […] และเสร็จสิ้นการส่งออกโดยคลิกที่ปุ่ม บันทึก.
บันทึก: เพื่อความเข้ากันได้มากขึ้นคุณสามารถใช้รูปแบบ PDF / A-1b "เก่า" แทนการใช้รูปแบบที่โปรแกรมแนะนำ (PDF / A-2b) ในการดำเนินการนี้ในหน้าต่าง PDFCreator คลิกที่ไอคอน PDF / A-2b อยู่ที่มุมบนซ้ายและเลือกรายการ PDF / A-1b จากรายการตัวเลือกที่เสนอจากนั้นบันทึกไฟล์ตามปกติ
เว็บไซต์ของบริการกดปุ่ม เลือกไฟล์ / อัปโหลดไฟล์ วางไว้บนหน้าที่เปิดขึ้นบนหน้าจอและใช้แผงถัดไปเพื่อเลือกเอกสารที่จะแปลง เมื่อเสร็จแล้วให้ตั้งค่ารายการ PDF / ก ในเมนูแบบเลื่อนลง รูปแบบผลลัพธ์ปล่อยให้ฟิลด์ไม่เปลี่ยนแปลง เจตนาในการส่งออก และตั้งค่าในเมนูแบบเลื่อนลง วิธีการจัดส่ง, เสียง รอการแปลงในเบราว์เซอร์ หากคุณต้องการดาวน์โหลดไฟล์ผ่านเบราว์เซอร์หรือเสียง ส่งลิงค์ไปยังเอกสารให้ฉันทางอีเมล หากคุณต้องการรับลิงค์ทางอีเมลเพื่อดาวน์โหลดไฟล์ที่แปลงแล้ว (ในกรณีนี้คุณจะต้องปล่อยที่อยู่อีเมลของคุณ)
เมื่อขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์ให้กดปุ่ม อัปโหลดและแปลง เพื่ออัปโหลดไฟล์และเริ่มกระบวนการแปลง เมื่อการแปลงเสร็จสิ้นไฟล์จะถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติหรือลิงก์ดาวน์โหลดจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลของคุณขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือกไว้ก่อนหน้านี้
หาก DocuPub ไม่สามารถให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้โปรดทราบว่าพอร์ทัลนี้มีทางเลือกหลายทาง: เพียงเพื่อให้ตัวอย่างบางส่วนแม้แต่บริการเช่น ZamZar หรือ iLovePDF ก็มีความเป็นไปได้ในการสร้าง PDF / A โดยเริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ ฉันขอแนะนำให้คุณดูคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับวิธีการแปลง PDF / A เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้: ฉันแน่ใจว่าคุณจะไม่เสียใจ!