วิธีบันทึกเอกสาร Word

คุณต้องยื่นเอกสาร คำ ทางอีเมล แต่ก่อนดำเนินการนี้ คุณต้องแน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงล่าสุดทั้งหมดที่ทำกับไฟล์ได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องหรือไม่ คุณต้องการลบข้อมูลบางอย่างในไฟล์ Word และ / หรือจำกัดการเปลี่ยนแปลง เพื่อที่คุณจะสามารถส่งให้ผู้อื่นหรือเผยแพร่ทางออนไลน์ได้ แต่คุณไม่แน่ใจว่าจะดำเนินการอย่างไร หากคุณถามคำถามเหล่านี้กับตัวเอง คุณจะยินดีที่เราช่วยคุณได้

ในคู่มือวันนี้ อันที่จริง ฉันจะอธิบายให้คุณฟัง วิธีบันทึกเอกสารคำ ทั้งบนพีซีผ่าน Word สำหรับ Windows และ macOS เวอร์ชันเดสก์ท็อปคลาสสิกและผ่านแอปพลิเคชันเวอร์ชันออนไลน์บนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตโดยใช้แอป Word และ Office ไม่เพียงแต่ฉันจะอธิบายวิธีการบันทึกเอกสารแบบง่ายๆ แต่ยังรวมถึงวิธีลบความคิดเห็นและการแก้ไขหรือตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันไฟล์ด้วย สุดท้าย ฉันจะบอกคุณถึงวิธีการส่งออกเอกสารในรูปแบบ PDF หรือเป็นรูปภาพ

ฉันพนันได้เลยว่านั่นคือสิ่งที่คุณกำลังมองหาใช่ไหม ดังนั้นอย่าเสียเวลาอันมีค่าไปมากกว่านี้แล้วเริ่มทำงานทันที! นั่งลงอย่างสบาย ๆ และใส่ใจกับคำแนะนำทั้งหมดที่ฉันจะให้คุณในบทต่อไปอย่างใกล้ชิด เพื่อให้คุณสามารถนำไปปฏิบัติได้ ต้องบอกว่าฉันแค่ขอให้คุณอ่านที่ดีและเหนือสิ่งอื่นใดงานที่ดี!

Microsoft Word พวกเขาจะถูกบันทึกไว้โดยค่าเริ่มต้นใน .DOCX รูปแบบ. อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบนี้ได้โดยใช้ตัวเลือกการบันทึกของโปรแกรม

ถ้าคุณใช้แบบคลาสสิก Word เวอร์ชันเดสก์ท็อปสำหรับ Windows หรือ macOSหากต้องการบันทึกเอกสาร ให้ไปที่แท็บ ไฟล์ ที่คุณพบที่ด้านบนซ้ายและเลือกรายการ บันทึกด้วยชื่อ จากเมนูที่เสนอให้คุณ ตอนนี้เขาชี้ไปที่หนึ่ง จุดหมายปลายทาง local (เช่น โฟลเดอร์) หรือหากต้องการ ให้เลือกบันทึกเอกสารไปยังระบบคลาวด์ของ วันไดรฟ์ และในหน้าจอที่แสดงให้คุณระบุชื่อที่จะกำหนดให้กับเอกสาร (ชื่อไฟล์) ว่ารูปแบบเป้าหมายเหมือนกัน (บันทึกเป็น).

ตามที่ได้กล่าวไปแล้ว รูปแบบเริ่มต้นคือ .DOCX แต่โดยการคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นคุณจะสามารถเลือกรูปแบบอื่นๆ ทั้งหมดที่มีและเข้ากันได้กับ Microsoft Word รวมถึง DOC Word เวอร์ชันเก่า (pre-Office 2007) ODT (รูปแบบ OpenDocument ตามแบบฉบับของ OpenOffice และ LibreOffice), RTF (ไฟล์ข้อความรูปแบบ "พื้นฐาน" ที่สุด เข้ากันได้กับโปรแกรมแก้ไขข้อความเกือบทั้งหมดที่รองรับ Rich Text) และ TXT (ไฟล์ข้อความธรรมดา เข้ากันได้กับ Notepad) สุดท้ายให้กดปุ่ม บันทึกเพื่อบันทึกเอกสารไปยังปลายทางที่คุณเลือกเท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย

หากคุณได้สร้างและบันทึกเอกสารแล้ว และต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำไว้ คุณเพียงแค่คลิกที่รายการ ไฟล์> บันทึก. อย่างไรก็ตามหากคุณสนใจที่จะรู้ วิธีบันทึกเอกสารคำด้วยแป้นพิมพ์เช่นใช้ทางลัดด่วนคุณสามารถใช้ su Windows ชุดค่าผสม Ctrl + B (บันทึก) หรือ F12 (บันทึกด้วยชื่อ); ขึ้น Macคุณสามารถกดชุดค่าผสมแทนได้ cmd + s.

นอกจากนี้ คุณควรรู้ว่าเอกสารสามารถบันทึกได้โดยอัตโนมัติเมื่อปิดซอฟต์แวร์ ดังนั้น หากคุณใช้ Windows, กดปุ่ม X อยู่ที่ด้านขวาบนและตอบยืนยันคำขอบันทึกเอกสาร หากคุณใช้ไฟล์ Macในทางกลับกัน คุณสามารถได้ผลลัพธ์เดียวกันโดยกดที่ จุดแดง อยู่ที่ด้านบนซ้าย

นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกไอคอน ใน แถบเครื่องมือด่วนที่ด้านซ้ายบน: ในการดำเนินการนี้ ให้กดไอคอน ▼ ที่ด้านบนสุดแล้วคลิกที่รายการ บันทึก.

ในที่สุด โดยค่าเริ่มต้น ประหยัดอัตโนมัติ ของเอกสารแต่ละฉบับ 10 นาที. หากคุณต้องการเปลี่ยนพารามิเตอร์นี้และบันทึกบ่อยขึ้น ให้คลิกที่รายการ ไฟล์> ตัวเลือก (ด้านบน) และในหน้าจอที่แสดงให้คุณเลือกแท็บ กู้ภัย.

ตอนนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องที่อยู่ถัดจากถ้อยคำ บันทึกข้อมูลการบันทึกอัตโนมัติทุกๆ X นาที เปิดใช้งานและตั้งค่าใน กล่องนาที. จากนั้นกดปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงที่ทำ

ถ้าคุณใช้ คำศัพท์ออนไลน์ให้รู้ว่าการบันทึกเอกสารจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติใน วันไดรฟ์ ในการปรับเปลี่ยนแต่ละครั้งโดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการใดๆ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถบันทึกในรูปแบบใดก็ได้ (แม้แต่อย่างอื่นที่ไม่ใช่ DOCX โดยค่าเริ่มต้น) โดยไปที่เมนู ไฟล์> บันทึกเป็น และเลือกว่าจะสร้างสำเนาของไฟล์ในตำแหน่งอื่นบน OneDrive หรือจะดาวน์โหลดสำเนาของเอกสารใน DOCX, ไฟล์ PDF หรือ ODT.

ส่วนเรื่อง คำ (ใช้ได้สำหรับ Android, บน Play Store และ ร้านค้าทางเลือก, และสำหรับ iOS / iPadOSดาวน์โหลดได้จาก App Store) และแอป สำนักงาน (มีให้สำหรับ Android, บน Play Store และ ร้านค้าทางเลือก, และสำหรับ iOS / iPadOSดาวน์โหลดได้จาก App Store) เอกสารจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการแก้ไขแต่ละครั้งหากมีอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม โดยแตะที่ไอคอน ⋮ ที่ด้านบน คุณสามารถเลือกรายการ บันทึกด้วยชื่อเพื่อบันทึกสำเนาของเอกสารไปยังตำแหน่งอื่นในระบบคลาวด์ของ Microsoft หรือไปยังอุปกรณ์ของคุณ

ในกรณีของเอกสารใหม่ อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ iPhone หรือ iPad คุณจะต้องบันทึก "ด้วยตนเอง" โดยกดรายการที่เหมาะสมในเมนูแอป

บทที่แล้วก็เท่านั้น ในการดำเนินการนี้จะต้องป้อนรหัสผ่านเพื่อดูและแก้ไขไฟล์

ถ้าอยากรู้แทน วิธีบันทึกเอกสาร Word ที่ไม่สามารถแก้ไขได้นั่นก็คือเปิดในโหมดเท่านั้น อ่านเท่านั้นในช่องที่แสดงให้คุณเห็นโดยการกดปุ่ม ปกป้องเอกสาร, เลือกตัวเลือก เปิดอ่านอย่างเดียวเสมอ แล้วบันทึกเอกสาร

เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ เมื่อเปิดเอกสาร ข้อความจะแสดงขึ้นเพื่อเตือนการเปิดในโหมด อ่านเท่านั้น แต่การตอบในแง่ลบก็ยังสามารถแก้ไขได้ ดังนั้น เราขอแนะนำให้คุณตั้งรหัสผ่านด้วย ตามที่ได้อธิบายไปในย่อหน้าก่อนหน้านี้

สุดท้าย หากคุณต้องการกำหนดข้อจำกัดเกี่ยวกับประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับเอกสารได้ในเมนูแบบเลื่อนลง ปกป้องเอกสาร, เลือกรายการ จำกัดการแก้ไข และในกล่องที่แสดงให้คุณเห็นทางด้านขวาของการแสดงตัวอย่างเอกสาร ให้ทำเครื่องหมายในช่อง ข้อจำกัดในการปรับเปลี่ยน และเลือกเฉพาะการกระทำที่สามารถทำได้ระหว่าง ความคิดเห็น, การแก้ไข, กรอกแบบฟอร์ม คือ ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว).

ณ จุดนี้ให้กดปุ่ม ใช่ใช้การป้องกัน และในหน้าจอที่แสดงให้คุณป้อนสองครั้งติดต่อกัน รหัสผ่าน เพื่อเชื่อมโยงกับเอกสาร สุดท้าย ยืนยันขั้นตอนโดยกดปุ่ม ตกลง และบันทึกเอกสาร

คำศัพท์ออนไลน์การแก้ไขจะต้องยอมรับหรือลบด้วยตนเองทีละรายการแทน ดังนั้นเลือกแท็บ การแก้ไข วางไว้ที่ด้านบนแล้วกดปุ่ม press ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ. จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมนูแบบเลื่อนลงใต้หัวข้อ ตรวจจับการเปลี่ยนแปลง (บน) ถูกตั้งค่าเป็นรายการ ปิดการใช้งาน.

ในแอปของ คำ สำหรับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามจะคล้ายกับขั้นตอนของไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป ดังนั้นให้ย้ายไปที่แท็บ การแก้ไขซึ่งอยู่ที่ด้านบนสุดของแท็บเล็ตหรือในเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านล่างของสมาร์ทโฟน

ณ จุดนี้ ในรายการที่คุณเห็น ให้เลือกปุ่ม ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ เพื่อดำเนินการแก้ไขแต่ละรายการหรือแตะไอคอน ▶ ถัดจากปุ่มเหล่านี้เพื่อเปิดใช้งานรายการตามลำดับ ยอมรับการแก้ไขทั้งหมด หรือ ปฏิเสธการแก้ไขทั้งหมด.

ไม่ว่าคุณจะใช้แพลตฟอร์มใดในการลบการแก้ไขในเอกสาร Word จากนั้นให้บันทึกตามที่ฉันได้อธิบายให้คุณทราบโดยละเอียดในบทก่อนหน้าของบทช่วยสอน

บทก่อนหน้าเกี่ยวกับการแก้ไข

ดังนั้นใน Word เวอร์ชันเดสก์ท็อป, คลิกที่แท็บ การแก้ไข (ที่ด้านบน) แล้วกดไอคอน▼ที่อยู่ใต้ปุ่ม ลบ, ในส่วน ความคิดเห็น. ในกล่องที่แสดงให้คุณเห็นแล้วเลือกรายการ ลบความคิดเห็นทั้งหมดในเอกสาร และนั่นแหล่ะ

ขึ้น คำศัพท์ออนไลน์แทนในแท็บ การแก้ไข, กดปุ่ม แสดงความคิดเห็น แล้วคลิกที่ไอคอน … ที่คุณพบเหนือช่องความคิดเห็นแต่ละข้อ ในเมนูที่แสดงให้คุณเห็นแล้วเลือกรายการ ลบกระทู้ เพื่อลบความคิดเห็น ขออภัย เนื่องจากไม่มีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายกับซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป คุณจะต้องลบความคิดเห็นแต่ละข้อด้วยตนเอง

ในแอพมือถือของ คำให้ไปที่แท็บ .แทน การแก้ไขที่ด้านบนของแท็บเล็ตหรือในเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านล่างของสมาร์ทโฟน ให้กดไอคอน ▶ ถัดจากปุ่ม ลบ อยู่ในส่วน ความคิดเห็นและเลือกตัวเลือก ลบความคิดเห็นทั้งหมดในเอกสาร.

ณ จุดนี้ คุณเพียงแค่ต้องบันทึกเอกสารโดยไม่มีความคิดเห็น ไม่ว่าคุณจะทำงานบนแพลตฟอร์มใด สุดท้ายให้บันทึกเอกสารตามที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้

บทนี้

หากเวอร์ชันของ Word ที่คุณมีเก่ามาก เป็นไปได้ว่าคุณจะไม่สามารถนำขั้นตอนเหล่านี้ไปปฏิบัติได้ ดังนั้น สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือใช้เครื่องพิมพ์เสมือน PDF ในตัวของระบบหรือใช้เครื่องพิมพ์ของบริษัทอื่น เช่น such doPDF. ไม่ว่าในกรณีใด ฉันแนะนำให้คุณอ่านคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับวิธีสร้าง PDF จาก Word

เกี่ยวกับ คำศัพท์ออนไลน์คุณสามารถดำเนินการส่งออกสำเนาเอกสารในรูปแบบ PDF ได้โดยคลิกที่รายการ ไฟล์> บันทึกเป็นที่ด้านบนสุด แล้วเลือกตัวเลือก ดาวน์โหลดเป็น PDF จากเมนูที่เสนอให้คุณ

ในแอพมือถือของ คำ คือ สำนักงานคุณสามารถส่งออกเอกสารเป็น PDF โดยใช้ปุ่ม เครื่องพิมพ์เสมือน รวมบน Android และ iOS / iPadOS ซึ่งคุณสามารถหาได้ภายใต้หัวข้อ พิมพ์อยู่ในเมนูที่สามารถเข้าถึงได้โดยการกดไอคอน ⋮ ขึ้น หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ ฉันแนะนำให้คุณอ่านคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับ วิธีพิมพ์เป็น PDF.

บทนี้

หลังจากที่คุณสร้างเอกสาร PDF แล้ว คุณสามารถแปลงเป็นรูปภาพโดยใช้เครื่องมือที่ฉันระบุไว้ในคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับ วิธีแปลง PDF เป็นรูปภาพ.