เจ้านายมอบสเปรดชีตที่มีผลลัพธ์ทางการเงินของไตรมาสที่แล้วให้คุณ โดยขอให้คุณวิเคราะห์เนื้อหาและสร้างรายงานสรุปเพื่อนำเสนอในการประชุมครั้งต่อไป คุณยินดีทำโดยไม่มีความยุ่งยากนี้ แต่มันเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณและคุณไม่สามารถถอยกลับได้: ด้วยเหตุนี้ คุณจึงกำลังมองหาโซลูชันที่สามารถช่วยคุณในองค์กรนี้ และไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ด้านไอทีที่กว้างขวางเป็นพิเศษ ซึ่งน่าเสียดายที่ไม่มี
ถ้าฉันบอกคุณว่าโปรแกรมจัดการสเปรดชีตยอดนิยมอย่าง Microsoft Excel คือ LibreOfficeพวกเขามีเครื่องมือที่ทรงพลังและเหมาะสมสำหรับจุดประสงค์นี้หรือไม่? ใช่แล้ว: เครื่องมือนี้เรียกว่า ตารางหมุน และให้คุณสร้าง "สรุป" (ด้วยการทำงานอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับค่าตัวเลขที่จะประมวลผล) โดยเริ่มจากชุดข้อมูลที่มีอยู่ในสเปรดชีตด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
คุณพูดอย่างไร? ตอนนี้ฉันทำให้คุณทึ่งและคุณต้องการเข้าใจ วิธีสร้างตารางเดือย เพื่อเอาใจคุณ เจ้านาย และสร้างรายงานที่ต้องการ? จากนั้นอย่าลังเลอีกต่อไปและอ่านคำแนะนำทั้งหมดที่ฉันจะให้คุณในบรรทัดต่อไปนี้อย่างระมัดระวัง: ฉันสามารถรับประกันได้ว่าในตอนท้ายของคู่มือนี้ คุณจะสามารถทำงานของคุณได้อย่างสมบูรณ์ ณ จุดนี้ฉันแค่ขอให้คุณอ่านที่ดีและทำงานได้ดี!
Microsoft Excel 2016 และ LibreOffice Calc 5 ทั้งทำงานบนแพลตฟอร์ม Windows. อย่างไรก็ตาม คำแนะนำเดียวกันนี้สามารถใช้ได้อย่างปลอดภัยในโปรแกรมดังกล่าวรุ่นก่อนหน้า/รุ่นต่อๆ ไป หรือบนระบบปฏิบัติการอื่นที่ไม่ใช่ Windows เป็นต้น macOS.
วิธีใช้ Excel เพื่อค้นหาเคล็ดลับที่มีประโยชน์มากมาย
เมื่อสเปรดชีตของคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถสร้างตารางสาระสำคัญที่เกี่ยวข้องได้: เลือก โดยการลากเมาส์ช่วงข้อมูล คุณตั้งใจที่จะประมวลผล (หรือคลิกภายในเซลล์ข้อมูลใดก็ได้เพื่อประมวลผลทั้งเวิร์กชีต) ให้กดที่รายการ แทรก วางไว้ที่ด้านบนแล้วบนปุ่ม ตารางหมุน, อยู่ทางซ้าย.
ณ จุดนี้บนหน้าจอที่เปิดขึ้นให้ทำเครื่องหมายถัดจากรายการ เลือกตารางหรือช่วง (ถ้าจำเป็น) ให้แน่ใจว่ากล่อง ตาราง / ช่วง มีเซลล์ทั้งหมดของตาราง (หรือช่วงข้อมูลที่เลือก) ให้ทำเครื่องหมายถูกข้างรายการ ใบงานใหม่ และกดปุ่ม ตกลง. เพียงเท่านี้ Excel จะเปิดแผ่นงานใหม่โดยอัตโนมัติ (คุณสามารถกลับไปที่สเปรดชีตก่อนหน้าได้ทุกเมื่อโดยใช้แท็บที่อยู่ด้านล่าง) ที่เตรียมไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลผ่านตารางสาระสำคัญ
โปรดทราบว่าส่วนหัวของตาราง (เช่น เดือนอ้างอิง, ประเภท คือ จำนวนเงินที่ออก) ตอนนี้กลายเป็นฉัน ทุ่งนา ของตารางเดือยเพื่อจัดเรียงและจัดระเบียบตามสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ
สร้างกราฟ คือ ฮิสโตแกรม, ทับซ้อนกัน เพื่อสร้างสถิติที่แม่นยำยิ่งขึ้น สร้างตาราง ซับซ้อนมากหรือน้อยในการจัดการการเรียงลำดับข้อมูลและอื่น ๆ อีกมากมาย กล่าวโดยย่อ ศักยภาพของซอฟต์แวร์นี้ไม่มีจำกัด!
นอกจากนี้ ฉันต้องการชี้ให้เห็นว่าคุณสามารถแก้ไขไฟล์ที่สร้างด้วย Excel ได้แม้บนแพลตฟอร์มอื่นที่ไม่ใช่ Winows และ macOS: ซอฟต์แวร์นี้ใช้งานได้จริง แม้ว่าจะมีข้อจำกัดบางประการในฐานะแอป Android, iPhone คือ iPad (ฟรีสำหรับอุปกรณ์ขนาด 10.1″) และเป็นเว็บแอปพลิเคชันที่สามารถใช้งานได้โดยตรงจากเบราว์เซอร์
สร้างตารางเดือยด้วย LibreOffice Calc
คุณไม่ได้ใช้ Microsoft Excel เพื่อจัดการสเปรดชีตของคุณ แต่ให้อ้างอิงถึง LibreOffice Calc? ไม่ต้องกังวล คุณสามารถสร้างตารางเดือยได้ง่ายๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์นี้! นอกจากนี้ ในกรณีนี้ กฎที่เกี่ยวข้องกับการสร้างสเปรดชีตตามที่เห็นในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเบื้องต้นนั้นถูกต้อง: ข้อมูลจะต้องเป็น เป็นเนื้อเดียวกัน, จัดเรียง และต้องไม่ปรากฏ บรรทัดว่าง.
ที่กล่าวว่าได้เวลาทำงานแล้ว: เปิดสเปรดชีตที่มีข้อมูลที่จะประมวลผลใน LibreOffice หรือสร้างโดยปฏิบัติตามกฎที่กล่าวถึงข้างต้นอย่างเคร่งครัด เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ให้เลือกด้วยเมาส์เพื่อเลือกช่วงของข้อมูลที่จะใช้งาน (รวมถึงส่วนหัว) หรือคลิกที่เซลล์ใดๆ ของช่วงเพื่อวิเคราะห์ตารางทั้งหมด จากนั้นกดเมนู แทรก ที่ด้านบนและเลือกรายการ โต๊ะหมุน ... จากหลัง
เมื่อเสร็จแล้วให้ใส่เครื่องหมายถูกข้างรายการ การเลือกปัจจุบัน ในแผงเล็ก ๆ ที่เปิดขึ้น ให้กดปุ่ม ตกลง และตามกฎเดียวกับที่ฉันแนะนำในส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Microsoft Excel ให้จัดเรียงฟิลด์ของเวิร์กชีตของคุณ (เช่น เดือนอ้างอิง, หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย คือ จำนวนเงินที่ออก) ในฟิลด์ของตารางเดือยที่สอดคล้องกัน (เขตข้อมูลแถว, ช่องคอลัมน์ คือ เขตข้อมูล).
อีกครั้ง การดำเนินการเริ่มต้นในฟิลด์ข้อมูลตัวเลขคือ ผลรวม: หากต้องการเปลี่ยนพฤติกรรมนี้ ให้ดับเบิลคลิกที่รายการที่เกี่ยวข้อง (เช่น จำนวนเงินที่ออก) และเลือกการดำเนินการที่ต้องการ (ผลรวม นับ ค่ามัธยฐาน ค่าเฉลี่ย และอื่นๆ) จากช่องทำเครื่องหมาย ฟังก์ชันแล้วกดที่ ตกลง เพื่อดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์
ในการสิ้นสุดการสร้างตารางเดือย สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่ปุ่ม ตกลง: ทันทีหลังจากนั้น โปรแกรมจะแสดงแผ่นงานใหม่ที่มีตารางซึ่งเป็นผลมาจากการดำเนินการก่อนหน้านี้ ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งกราฟิกได้โดยใช้กล่องด้านข้างที่มีประโยชน์ซึ่งเปิดขึ้นบนหน้าจอ
โปรดจำไว้ว่า เมื่อใช้ขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณสามารถสร้างมุมมองทั้งหมดในตาราง Pivot ที่คุณต้องการได้ เพียงแค่กลับไปที่สเปรดชีต โดยใช้แท็บที่อยู่ด้านล่างซ้ายของหน้าจอ Calc แล้วทำซ้ำโดยเปลี่ยนการจัดเรียง ด้านต่างๆ
