เช่นเดียวกับจดหมายกระดาษแบบคลาสสิกซึ่งเมื่อรวมกันแล้วจะทำให้พื้นที่มากเกินไปและทำให้ห้องสมุดและโต๊ะทำงานใช้ไม่ได้ อีเมลอาจทำให้กล่องจดหมายของบัญชีอีเมลยุ่งเหยิงจนทำให้เกิดความสับสนและ "กิน" พื้นที่ในดิสก์โดยไม่จำเป็น (ในกรณี ของไคลเอนต์อีเมลออฟไลน์) ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเก็บถาวรเพื่อทำการสั่งซื้อ คุณพูดอย่างไร? นี่คือปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขในวันนี้ด้วย Outlook, โด่งดัง ไคลเอนต์อีเมล พัฒนาโดย Microsoft แต่คุณไม่รู้ว่าจะดำเนินการอย่างไร? แล้วฉันเดาว่าคุณมาถูกที่แล้ว ถูกเวลา!
อันที่จริงฉันจะอธิบายให้คุณฟังในย่อหน้าถัดไป วิธีเก็บถาวรอีเมลใน outlook: ฉันจะแสดงขั้นตอนการปฏิบัติตามในซอฟต์แวร์เวอร์ชันคลาสสิกสำหรับ Windows และ macOS ในเวอร์ชันออนไลน์และในเวอร์ชันมือถือสำหรับ Android, iOS และ Windows 10 Mobile เพื่อความสมบูรณ์ฉันจะแสดงวิธีเก็บอีเมลจากบัญชี Outlook ที่ซิงโครไนซ์กับโปรแกรมรับส่งเมล "ทางเลือก"
คุณอยู่ใน "โพสต์คำสั่ง" แล้วพร้อมที่จะเริ่มหรือยัง? ได้? สมบูรณ์แบบ! ทำให้ตัวเองสบายใจ ใช้เวลาทั้งหมดที่จำเป็นในการจดจ่อกับการอ่านย่อหน้าถัดไป และที่สำคัญกว่านั้น ให้ใช้ "เคล็ดลับ" ที่ฉันจะให้คุณใช้ ฉันแน่ใจว่า หากคุณทำตามคำแนะนำของฉันทีละขั้นตอน คุณจะสามารถดำเนินการ "ธุรกิจ" ของคุณให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในวันนี้โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย สนุกกับการอ่าน!
กวดวิชา) รู้ว่าคุณสามารถวางใจในฟังก์ชันการเก็บถาวรที่เหมาะสม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถย้ายข้อความที่เก่ากว่าไปยังโฟลเดอร์ที่แยกต่างหากจากอีเมลที่เหลือโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการสั่งซื้อกล่องจดหมายเข้าและ "ปรับปรุง" ฐานข้อมูลโปรแกรมในเวลาเดียวกัน
ก่อนที่จะแสดงขั้นตอนต่างๆในการจัดเก็บอีเมลใน Outlook ฉันอยากจะบอกคุณว่าการเขียนคู่มือนี้ฉันใช้ Microsoft Outlook 2016 ซึ่งในขณะที่เขียนเป็นโปรแกรมเวอร์ชันล่าสุดในชุดโปรแกรม Office ของ Redmond giant ไม่ว่าในกรณีใด คำแนะนำด้านล่างยังสามารถดำเนินการกับโปรแกรมรุ่นเก่ากว่าได้ (ตั้งแต่รุ่น 2007 เป็นต้นไป ในทางปฏิบัติทั้งหมดที่มีอินเทอร์เฟซแบบแท็บ ริบบิ้น). เมื่อได้ชี้แจงแล้ว เราสามารถดำเนินการได้
Windows
หากคุณกำลังใช้ Outlook เวอร์ชันสำหรับ Windows, คลิกที่ปุ่ม ไฟล์ ที่ด้านซ้ายบนและเลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการตั้งค่าการเก็บถาวรข้อความอัตโนมัติจากเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ใต้หัวข้อ ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชี (ไม่จำเป็นถ้าคุณมีที่อยู่อีเมลเดียวที่กำหนดค่าไว้ในโปรแกรม)
เมื่อถึงจุดนี้ให้กดปุ่ม เครื่องมือ (ไอคอนของไฟล์ กล่องจดหมายพร้อมพู่กัน) และคลิกที่รายการ ทำความสะอาดองค์ประกอบเก่า ... จากเมนูที่ปรากฏขึ้น ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นให้ใส่เครื่องหมายถูกบนรายการ เก็บโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด, เลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง เก็บถาวรองค์ประกอบก่อนหน้า วันที่อ้างอิงที่จะเริ่มเก็บข้อความและกดปุ่ม ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่า หากคุณต้องการบันทึกไฟล์ด้วยอีเมลที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์อื่นที่ไม่ใช่โฟลเดอร์เริ่มต้น ให้คลิกที่ปุ่ม เรียกดู และเลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่คุณต้องการ
หากต้องการ คุณยังสามารถเก็บถาวรอีเมลโดยเลือกการตั้งค่าต่างๆ ตามโฟลเดอร์ของข้อความ โดยไปที่แท็บ บ้าน Outlook (อยู่ที่ด้านบนซ้าย) คลิกขวาที่ไฟล์ ชื่อโฟลเดอร์ ที่คุณต้องการจัดเก็บข้อความ (เช่น จดหมายขาเข้า, ส่งอีเมลแล้วฯลฯ) จากแถบด้านข้างด้านซ้ายและเลือกรายการ คุณสมบัติ… จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกแท็บ การเก็บถาวรอัตโนมัติ และเลือกการตั้งค่าที่ต้องการ เช่น กำหนดกำหนดเส้นตายและโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับเก็บข้อความโดยทำเครื่องหมายถูกข้างรายการ เก็บถาวรโฟลเดอร์โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้ คือ ย้ายของเก่าไปที่ แล้วเลือกการตั้งค่าที่ต้องการ ง่ายใช่มั้ย?
และหากคุณสงสัย คุณยังสามารถเก็บถาวรแต่ละข้อความได้ด้วย โดยค้นหาอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรในกล่องจดหมาย คลิกขวาที่ตัวอย่างข้อความแล้วเลือกรายการ เอกสารเก่า จากเมนูที่เปิดขึ้น หรือเลือกอีเมลที่จะเก็บถาวรแล้วกดปุ่ม เอกสารเก่า จากการ์ด บ้าน.
ข้อความที่เก็บถาวรทั้งหมดจะสิ้นสุดในโฟลเดอร์ เอกสารเก่า: เมื่อเปิดขึ้นมา คุณสามารถคลิกขวาที่ข้อความที่เก็บถาวรแต่ละรายการ และลบออกจากเมนูที่เปิดขึ้นโดยคลิกที่รายการ ลบ, ย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยกดที่รายการ ย้าย และอื่น ๆ
macOS
ในเวอร์ชันสำหรับ macOS น่าเสียดายที่ฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลที่เก่าที่สุดที่ฉันกล่าวถึงในย่อหน้าก่อนหน้านี้โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างกฎเพื่อเก็บถาวรอีเมลที่มีลักษณะเฉพาะบางอย่างได้โดยอัตโนมัติ (เช่น กฎที่มาจากที่อยู่อีเมลเดียวกัน
โดยคลิกที่แท็บ บ้านกดปุ่ม กฎ ที่มุมขวาบน คลิกที่รายการ สร้างกฎ ... และในกล่องที่เปิดขึ้น ให้กำหนดเงื่อนไขของกฎโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบนของแบบฟอร์ม ในส่วน ดำเนินการดังต่อไปนี้, เปิดเมนูแบบเลื่อนลง เลือกรายการ ย้ายไปยังโฟลเดอร์ และในเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวา ให้เลือกรายการ เลือกโฟลเดอร์ ....
ในแบบฟอร์มที่เปิดขึ้น ให้พิมพ์ ชื่อโฟลเดอร์ เพื่อย้ายอีเมลที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณเพิ่งระบุ (เช่น เอกสารเก่า) เลือกแล้วกดปุ่ม เลือก. สุดท้ายกดปุ่ม ตกลง: อีเมลทั้งหมดที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณรวมไว้ในกฎจะสิ้นสุดในที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ!
หากต้องการ คุณยังสามารถเก็บถาวรอีเมลหนึ่งฉบับหรือหลายฉบับด้วยตนเองได้ดังนี้: ไปที่โฟลเดอร์บัญชีซึ่งมีอีเมลที่จะเก็บถาวรอยู่ (เช่น จดหมายขาเข้า) ค้นหาข้อความที่คุณต้องการเก็บถาวร คลิกขวาที่ตัวอย่างและเลือกรายการ เอกสารเก่า จากเมนูที่เปิดขึ้น
หรือเลือกข้อความที่จะเก็บถาวรแล้วกดปุ่ม เอกสารเก่า อยู่ที่ด้านบนสุด หรือหากคุณใช้งาน MacBook หรือ iMac ที่เชื่อมต่อกับแทร็คแพด ให้วางเคอร์เซอร์บนข้อความที่คุณสนใจ โดยใช้สองนิ้วปัดจากขวาไปซ้ายบนพื้นผิวของแทร็คแพด จากนั้น กดปุ่มสีเขียว เอกสารเก่า ที่ปรากฏทางด้านขวาของข้อความ
ข้อความทั้งหมดที่คุณเก็บถาวรจะถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ เอกสารเก่า: เมื่อเปิดขึ้นมา คุณสามารถคลิกขวาที่ข้อความที่เก็บถาวรแต่ละรายการ และลบออกจากเมนูที่เปิดขึ้นโดยคลิกที่รายการ ลบ, ย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยกดที่รายการ ย้าย และอื่น ๆ
หน้าเข้าสู่ระบบ Outlook.com ให้กดปุ่ม เข้าสู่ระบบ, ป้อนที่อยู่อีเมล มีอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวร คลิกที่ปุ่ม ไปข้างหน้า, ป้อน รหัสผ่าน ของบัญชีของคุณในช่องข้อความที่เหมาะสม จากนั้นกดปุ่ม เข้าสู่ระบบ.
เมื่อเข้าสู่ระบบแล้วให้เลือกจากคอลัมน์ด้านซ้ายซึ่งเป็นโฟลเดอร์ที่มีข้อความที่จะเก็บถาวร (เช่น จดหมายขาเข้า, อีเมลขยะฯลฯ ) จากนั้นค้นหาอีเมลที่คุณสนใจคลิกขวาที่หน้าตัวอย่างและเลือกรายการ เอกสารเก่า ในเมนูที่เปิดขึ้น หรือหลังจากเลือกข้อความโดยทำเครื่องหมายที่ข้อความแล้ว ให้กดปุ่ม เอกสารเก่า อยู่ในแถบด้านบน
ในกรณีที่มีความคิดที่สอง คุณสามารถย้ายข้อความที่เก็บไปยัง "โฟลเดอร์ดั้งเดิม" ได้ดังนี้: กดบนการ์ด เอกสารเก่า ที่อยู่ในคอลัมน์ทางด้านซ้ายคลิกขวาที่ตัวอย่างข้อความและคลิกที่รายการ ย้าย> [ชื่อโฟลเดอร์ที่จะย้ายข้อความไปที่] (เช่น จดหมายขาเข้า). คุณยังสามารถย้ายข้อความได้โดยเลือกและกดคำบรรยาย ย้ายไปที่> [ชื่อโฟลเดอร์ที่จะย้ายข้อความไปที่] (เช่น จดหมายขาเข้า) ซึ่งอยู่ในแถบเมนูด้านบน
หากคุณต้องการลบข้อความที่เก็บถาวรให้วางเคอร์เซอร์ของเมาส์ไว้เหนือหน้าตัวอย่างแล้วคลิกที่ไอคอนของ ถังขยะ ที่ปรากฏขึ้นหรือหากคุณต้องการให้คลิกขวาที่ตัวอย่างอีเมลแล้วเลือกรายการ ลบ ในเมนูที่เปิดขึ้น ง่ายใช่มั้ย?
Android หรือ iOS? ฉันรับประกันว่าแม้ในกรณีนี้ การดำเนินการที่คุณถูกเรียกให้ดำเนินการนั้นไม่ซับซ้อนเลย สิ่งที่คุณต้องทำคือระบุอีเมลที่คุณสนใจและกดคำสั่งที่เหมาะสมที่อนุญาตให้คุณเก็บถาวร
หลังจากเริ่มแอป Outlook บนอุปกรณ์ของคุณแล้ว ให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ (หากจำเป็น) ให้แตะปุ่ม จดหมาย (ไอคอนของไฟล์ ซองจดหมาย ที่ด้านล่างซ้าย) และในหน้าจอที่เปิดขึ้นให้กดปุ่ม (≡) ที่ด้านบนซ้ายเพื่อเลือกกล่องที่มีข้อความที่จะเก็บถาวร (เช่น จดหมายขาเข้า, ส่งอีเมลแล้วเป็นต้น)
ณ จุดนี้ ค้นหาข้อความที่คุณต้องการเก็บถาวรและสร้าง ปัดจากขวาไปซ้าย ในการแสดงตัวอย่างและราวกับว่าโดย "เวทย์มนตร์" ปุ่มสีเขียวจะปรากฏขึ้น เอกสารเก่า: ลากนิ้วไปทางซ้ายต่อไปเพื่อเก็บข้อความที่เลือกไว้ เท่านี้ก็เรียบร้อย
หากต้องการดูข้อความที่คุณเก็บถาวร ให้แตะปุ่มอีกครั้ง (≡) วางไว้ที่ด้านบนซ้ายแล้วกดที่รายการ เอกสารเก่า. หากคุณต้องการนำข้อความที่เก็บกลับมาที่กล่องจดหมายของคุณ คุณต้องทำใหม่อีกครั้ง ปัดจากขวาไปซ้าย ในการแสดงตัวอย่างของข้อความนั้นเอง ในขณะที่หากคุณต้องการลบอีเมลที่เก็บถาวรคุณต้องเปิดก่อนโดยแตะที่หน้าตัวอย่างจากนั้นกดไอคอนของ ถังขยะ ที่ด้านขวาบน ง่ายกว่านั้น!
เก็บอีเมล Outlook ในโปรแกรมรับส่งเมลอื่น ๆ
โดยสรุป ฉันต้องการให้ "เคล็ดลับ" แก่คุณเกี่ยวกับ วิธีเก็บอีเมล Outlook ในโปรแกรมรับส่งเมลอื่น ๆ. หากคุณได้กำหนดค่าที่อยู่อีเมล Outlook ของคุณในไคลเอนต์อื่น ๆ คุณอาจสนใจที่จะทราบวิธีดำเนินการต่อแล้วฉันจะติดต่อกลับทันที!
- Windows 10 Mail - กดปุ่ม (≡) ที่ด้านบนซ้ายเลือกโฟลเดอร์ที่มีข้อความที่จะเก็บถาวร (เช่น. จดหมายขาเข้า) คลิกขวาที่ตัวอย่างอีเมลและเลือกรายการ เอกสารเก่า จากเมนูที่เปิดขึ้น
- แอปเปิ้ลเมล - ถ้าคุณใช้ จดหมาย ขึ้น Macเลือกโฟลเดอร์ที่มีข้อความที่จะเก็บถาวรจากแถบด้านข้างทางซ้าย (เช่น. รายการ> สด) คลิกขวาที่ตัวอย่างข้อความแล้วเลือกรายการ เอกสารเก่า หรือเลือกข้อความแล้วกดปุ่ม เอกสารเก่า วางไว้ที่ด้านบน ขึ้น iPhone คือ iPadให้ค้นหาข้อความที่จะเก็บถาวรแทน ปัดจากขวาไปซ้ายบนหน้าตัวอย่าง (โดยไม่ต้องไปถึงด้านซ้ายสุดของหน้าจอ มิฉะนั้น ข้อความจะถูกลบโดยตรง) ให้กดปุ่ม (…)แตะที่รายการ ย้ายข้อความ ... และกดที่รายการ เอกสารเก่า.
- Mozilla Thunderbird - เลือกจากแถบด้านข้างซ้ายของโฟลเดอร์ที่มีอีเมลที่จะเก็บถาวร คลิกขวาที่ข้อความที่คุณต้องการเก็บถาวรและเลือกรายการ เอกสารเก่า จากเมนูที่เปิดขึ้น
