คุณต้องการส่งใบสมัครไปสัมภาษณ์งานใหม่หรือไม่? คุณจำเป็นต้องติดต่อลูกค้าบางรายเพื่อเสนอผลิตภัณฑ์ / บริการใหม่ที่คุณนำเสนอหรือไม่? ในทั้งสองกรณีมีความเป็นไปได้สูงที่คุณต้องเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ
เนื่องจากคุณไม่คุ้นเคยกับอีเมลอย่างเป็นทางการอย่างไรก็ตามคุณต้องการ "เคล็ดลับ" บางประการในการดำเนินการต่อ ฉันเดา? ดังนั้นรู้ว่าคุณเพิ่งมาถูกที่แล้วในเวลาที่เหมาะสม! ในย่อหน้าต่อไปนี้ในความเป็นจริงฉันจะแสดงให้คุณเห็นตามหัวข้อและลงนามวิธีการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการตามข้อควรระวังง่ายๆบางอย่างที่เกี่ยวกับการเลือกออบเจกต์คำทักทายเริ่มต้นและขั้นสุดท้ายและการจัดโครงสร้างเนื้อหาของข้อความ .
งั้นคุณต้องการทราบว่าข้อควรระวังที่ฉันพูดถึงคืออะไร? ใช่? ที่ดี! คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรเลย แต่ให้ความรู้สึกสบายใจจดจ่ออยู่กับการอ่านย่อหน้าถัดไปใช้ "เคล็ดลับ" ที่ฉันจะให้กับคุณและดำเนินการเขียนและส่งอีเมล ฉันหวังว่าคุณจะอ่านหนังสือที่ดีและเหนือสิ่งอื่นใดฉันหวังว่าคุณจะมีโชคดีมากสำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง!
ดัชนี
- วิธีการเขียนเรื่องของอีเมลที่เป็นทางการ
- วิธีการแนะนำอีเมลที่เป็นทางการ
- วิธีการจัดระเบียบเนื้อหาข้อความ
- วิธีการใช้อีเมลอย่างเป็นทางการ
วิธีการเขียนเรื่องของอีเมลที่เป็นทางการ
สิ่งที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ การให้ความสนใจเมื่อเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการคือหัวข้อ of ของข้อความการละเลยด้านนี้จะเป็นความผิดพลาดที่ยกโทษให้เกือบจะไม่ได้ ด้วยเหตุผลอะไร? ไม่ต้องใช้เวลามากในการทำความเข้าใจเรื่องนี้: วัตถุเป็นสิ่งแรกที่จะสังเกตเห็นผู้รับที่คุณจะส่งอีเมลและดังนั้นหากไม่ได้เขียนดีไม่เพียง แต่ไม่สามารถดึงดูดความสนใจที่ต้องการเท่านั้น แต่ยังดึงดูดได้ ผู้รับทันทีที่ถังขยะข้อความหากคุณไม่ต้องการให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นเมื่อคุณกำลังเตรียมที่จะเขียนเรื่องของอีเมลที่เป็นทางการให้คำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้
ชัดเจน
- - วัตถุต้องชัดเจนและไม่คลุมเครือเข้าใจว่า "รูปแบบ" ทั่วไปของข้อความคืออะไร ต้องไม่ทำให้เข้าใจผิดหรือทำให้เป็นควัน: ต้องไปตรงประเด็นสั้นและรัดกุม
- - ถ้าวัตถุมีความยาวและซับซ้อนมากผู้รับจะไม่ได้รับการสนับสนุนให้เปิดอีเมลและอ่านเนื้อหาเพื่อให้สั้นและรัดกุมอย่าออกนอกเส้นทาง
- - วัตถุต้องไม่เบี่ยงเบนจากข้อความในอีเมล หากคุณกำลังสมัครงานสัมภาษณ์คุณสามารถใช้วัตถุเช่น "สมัครตำแหน่งงาน ... " โดยไม่ต้องระบุตำแหน่งงานปัจจุบันของคุณดอกเบี้ยที่คุณให้กับ บริษัท ที่เผยแพร่ ประกาศงานและอื่น ๆ คุณสามารถรวมข้อมูลทั้งหมดนี้ไว้ในเนื้อหาข้อความและในประวัติส่วนตัววิธีแนะนำอีเมลที่เป็นทางการหลังจากทำความเข้าใจมาตรการที่จะใช้กับวัตถุของอีเมลที่เป็นทางการแล้วตอนนี้เป็นช่วงเวลาที่จะไปถึงองค์ประกอบที่แท้จริงของข้อความ: เริ่มต้นด้วยการแนะนำ
ความแตกต่างประการแรกที่ดึงดูดสายตาเมื่อเปรียบเทียบอีเมลอีเมลไม่เป็นทางการจากอีเมลอีเมลที่เป็นทางการคำทักทายเบื้องต้น
ถ้าคุณส่งอีเมลไปหาเพื่อนเก่าคุณสามารถเริ่มต้นด้วยความดี "สวัสดี!"แต่คำพูดจะเปลี่ยนไปอย่างแน่นอนหากคุณเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเพราะมีการส่งถึงบุคคลหรือ บริษัท ที่คุณไม่มีความลับด้วยเหตุนี้มันเป็นธรรมเนียมที่จะเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการกับคำคุณศัพท์สภาพ(เช่น.รัก,รัก
หรือรัก) อาจจะตามด้วยชื่อระบุผู้รับข้อความเช่นนาย ./นางสาวเป็นคำย่อขององค์พระผู้เป็นเจ้า / เลดี้ดร./ดร. เป็นคำย่อของแพทย์ / หมอที่อื่น ๆคุณไม่มีความคิดที่จะใช้คำคุณศัพท์? นี่คือคำชี้แจงบางส่วนในเรื่องนี้ เรียนหรือรัก - เป็นคำคุณศัพท์สถานการณ์ที่สามารถใช้ถ้าอีเมลที่คุณกำลังเขียนจ่าหน้าถึงคนที่คุณไม่ทราบเลยหรือที่สมควรได้รับความเคารพพิเศษและเคารพ (ที่เรียกว่า
ความสัมพันธ์ที่ไม่สมดุล) ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้เวลาหนึ่งของทั้งสองคำคุณศัพท์ถ้าคุณเขียนไปยังลูกค้ารายใหญ่นายจ้างที่มีศักยภาพครูหรืออีกคนที่มีชื่อเสียง เรียน
- - นี้เป็นคำคุณศัพท์ที่คุณสามารถใช้ถ้าอีเมลที่คุณกำลังเขียนจ่าหน้าถึงคนที่คุณให้ความบันเทิงความสัมพันธ์สมมาตรหรือเมื่อคุณติดต่อคนที่คุณรู้อยู่แล้วและกับคนที่คุณมีขั้นต่ำของความเชื่อมั่นได้ (เช่นเพื่อนร่วมงาน, หัวหน้าที่คุณรู้จักมาเป็นเวลานาน ฯลฯ )ถ้าสูตรสภาพ + ชื่อคำคุณศัพท์ดูเหมือนบิต 'เกินไป 'พลาสเตอร์' คุณอาจเลือกใช้ถวายพระพรบิต' ไม่เป็นทางการ (เช่น.
- สวัสดี,
เย็นดี ฯลฯ ) นอกจากนี้ถ้าที่อยู่อีเมลที่คุณจะส่งต่ออีเมลที่ไม่ระบุ (เช่นไม่แสดงชื่อเต็มของผู้รับที่คุณต้องการที่จะส่งข้อความ) มันจะดีกว่าที่จะเขียนก่อนที่จะทักทายเบื้องต้นผู้รับที่เฉพาะเจาะจงกับผู้ที่ถูกส่ง อีเมล (เช่น. "เรียนชื่อนามสกุล" หรือ "สำนักงานให้ความสนใจชนิด ...")หลังจากเขียนอีเมลเปิดคำพูดหรือคำอวยพรกรณี (หรืออวยพรไม่เป็นทางการ) ตามด้วยชื่อและชื่อของผู้รับ (หรือผู้รับ)ใส่จุลภาคหลังจากที่อวยพรและไปกว่าอีกครั้งสำหรับดำเนินการร่างจดหมายที่แท้จริงวิธีการจัดระเบียบร่างกายของข้อความหลังจากผ่าน "ร็อค" ของคำทักทายเริ่มต้นคุณจะต้องจัดระเบียบ
เนื้อหาของข้อความในที่ที่คุณสามารถผ่าในรายละเอียดเรื่องที่คุณได้ระบุไว้ในเรื่อง ถ้าผู้รับของข้อความที่คุณไม่ได้รู้อยู่แล้วว่ามันเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีให้มีการนำเสนอสั้น ๆ ในที่ที่คุณอธิบายสั้น ๆ ว่าคุณเป็นใครและทำไมคุณตัดสินใจที่จะส่งอีเมล
หลังจากที่คุณ (อาจ) นำเสนอคุณจนสามารถวาด
เนื้อหาของข้อความ ในการทำเช่นนั้นให้พิจารณาด้านต่อไปนี้ไปตรงไปยังจุด - หลีกเลี่ยงการสูญเสียในลอดไร้ประโยชน์ (ทักทายเริ่มต้นเกินพอ) และตรงไปยังจุดคงคำแนะนำผู้รับเหตุผลที่คุณได้ติดต่อ (ถ้าคุณยังไม่ได้ทำอยู่แล้วในการนำเสนอในที่สุด) ในเรื่องนี้คุณสามารถเริ่มต้นกับร่างกายของวลีเช่น "ฉันกำลังเขียนเกี่ยวกับ
..." เรื่อง "Theติดต่อเพื่อแสดงให้เห็น ..." หรือ "ฉันจะเขียนเพราะ ...
- "กระชับ- จำไว้ว่าคุณกำลังเขียนอีเมลไม่ใช่นวนิยาย เป็นรัดกุมจะหลีกเลี่ยงไม่จำเป็นเหนื่อยคู่สนทนาของคุณด้วยการผลัดที่ไม่จำเป็นของวลีและพิสูจน์ด้วยตัวคุณเองที่จะมีคุณสมบัติที่ดีสังเคราะห์ (บวกเพิ่มเติมที่บวกอาจมีผลต่อนายจ้างที่มีศักยภาพหรือลูกค้า) ทำให้การสั่งซื้อ - "หนัก" วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำเช่นนี้ก็คือการจัดระเบียบร่างกายของข้อความของคุณลงในย่อหน้าเพื่อที่จะทำให้ข้อความอ่านได้มากขึ้นและน้อย
- ความสนใจกับไวยากรณ์ - ก่อนที่จะส่งอีเมลให้แน่ใจว่ามันถูกต้องจากจุดไวยากรณ์ของมุมมอง หากอุปกรณ์ที่คุณกำลังวาดขึ้นข้อความอัตโนมัติตรวจสอบการใช้งานต้องระวังว่านี้ไม่ได้เปลี่ยนข้อความในทางที่ไม่เหมาะสม (บางครั้งอาจตีความผิด correctors วลีบางโดยการเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ "และ"ใน" เป็น
- "" ได้
- "ใน" ปี" ฯลฯ )ใช้เครื่องหมายวรรคตอนถูกต้อง - ใช้เครื่องหมายจุลภาคคะแนนและอัฒภาคในกรณีที่จำเป็นที่จะทำลายวลีและประโยค แทนที่จะหลีกเลี่ยงการใช้จุดระงับและเครื่องหมายอัศเจรีย์ วาดจากคำศัพท์ของคุณ- ถ้าคุณใช้คำที่ไม่เข้าใจความหมายหรือแม้กระทั่งไม่ทราบที่ทุกความเสี่ยงของการใช้พวกเขาไม่ถูกต้องและทำให้คนโง่ของ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการใช้คำค้นหาสั้น ๆ บนอินเทอร์เน็ตอาจใช้พจนานุกรมออนไลน์ที่ดีรายงานการปรากฏตัวของสิ่งที่แนบใด ๆ - คุณควร
- รายงานการปรากฏตัวของสิ่งที่แนบใด ๆ ในอีเมล
- (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณแนบไฟล์ขนาดใหญ่) แสดงเนื้อหาและขนาดของพวกเขา (ถ้าพวกเขาจะหนักเกินไป) : ผู้รับมีสิทธิ์ที่จะรู้ว่าเขาจะเห็นอะไรเมื่อเขาเปิดเอกสารที่คุณส่งให้
- หลังจากเขียนเนื้อหาตามคำแนะนำด้านบนแล้วอย่าลืมอ่านข้อความมองหาข้อผิดพลาด หากคุณสังเกตเห็นวลีที่ไม่แน่ใจใด ๆ อย่ากลัวที่จะปรับเปลี่ยนเนื้อความของข้อความและทำการแก้ไขที่จำเป็นวิธีการบอกลาในอีเมลอย่างเป็นทางการเมื่อคุณเสร็จสิ้นการเขียนเนื้อหาของอีเมลที่คุณจะต้องดำเนินการด้วยความ
อำลาครั้งสุดท้าย คุณไม่มีความคิดที่อ่อนแอที่สุดของคุณควรออกจากที่ใดในอีเมลที่เป็นทางการ? ขึ้นอยู่กับคำทักทายเบื้องต้นที่คุณเลือกและเสียงที่คุณใช้ในเนื้อหาข้อความหากคุณนำมาใช้กับสูตรเช่น "รักนาย
.
" หรือ "รักดร.." มันจะเหมาะสมที่จะกล่าวสวัสดีและลากับถวายพระพรสุดท้ายอย่างเป็นทางการเช่น "ขอแสดงความนับถือ
", "ที่ดีที่สุด ทักทาย"o"ขอแสดงความนับถือ"ถ้าทักทายเริ่มต้นได้ใช้สูตรเป็นทางการน้อยลงอาจจะ "เรียนดร" หรือแม้แต่ "ดีตอนเช้า / เย็นดีนาง" คุณอาจจะบอกว่าสวัสดีและลากับสุดท้ายถวายพระพรไม่เป็นทางการเช่น "มี
ดี"o"วันดี / เย็นดี"หากต้องการคุณสามารถใช้ประโยชน์จากคำทักทายครั้งสุดท้ายเพื่อสนับสนุนให้ผู้รับข้อความตอบกลับโดยเร็วที่สุด อย่างไรก็ตามในการทำเช่นนั้นเขาใช้โทนอ่อนโยนและอ่อนโยน มันจะไม่เป็นที่ถูกต้อง (และไม่ก่อผล) ใช้วลีเช่น "ฉันคำตอบก็อาจ" หรือ "กรุณาตอบกลับข้อความของฉันโดยเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้" มันจะดีกว่าที่จะใช้เสียงบิต 'มากขึ้น 'อ่อน' บางทีวลีเช่น 'มองไปข้างหน้ากับความคิดเห็นของคุณชนิดผมขยายทักทายของฉัน' หรือ '
รอการตอบกลับชนิดของคุณผมทักทายชัดเจน'หลังจากเลือกรูปแบบของการลาที่คุณดูเหมือนจะเหมาะสมกับข้อความที่คุณเพิ่งสงบลงลายมือชื่อ(คุณก็สามารถรวมชื่อหรือใส่ลายเซ็นของคุณเต็มรวมทั้งข้อมูลของคุณ ติดต่อ) สุดท้ายอ่านอีเมลซ้ำอีกครั้งและส่งไปยังผู้รับหากทุกอย่างเรียบร้อย