วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook

คุณได้จัดวันหยุดของคุณและคุณจะออกไปนอกเมืองสองสามวัน ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมแล้ว แต่มีเพียงสิ่งเดียวที่ขาดหายไปนั่นคือเพื่อเตือนเพื่อนร่วมงานและลูกค้าว่าคุณจะไม่อยู่ที่นั่นในวันนั้นและคุณจะไม่สามารถตอบกลับอีเมลใด ๆ ของพวกเขาได้ ฟังดูเหมือนงานยาวใช่มั้ย? ในความเป็นจริงไม่ได้เป็นเช่นนั้นอย่างที่คุณสามารถแก้ไขได้ด้วยฟังก์ชันการทำงานของไฟล์ ตอบกลับอัตโนมัติ ของกล่องอีเมล โดยการทำเช่นนั้น ใครก็ตามที่ติดต่อคุณจะได้รับการตอบกลับโปรแกรมจากคุณ ซึ่งคุณจะเตือนว่าคุณไม่ว่างในขณะนี้

ดี! ฉันพนันได้เลยว่านั่นเป็นสิ่งที่คุณกำลังมองหา คุณพูดอย่างไร? คุณมีกล่องจดหมาย Outlook และต้องการทราบว่าคุณลักษณะนี้พร้อมใช้งานหรือไม่? คำตอบคือยืนยันและในอีกสักครู่ฉันจะอธิบายวิธีเปิดใช้งาน ในคำแนะนำของวันนี้ฉันจะแสดงให้คุณเห็น วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook ไม่ว่าจะโดยตรงจากเว็บเมลหรือผ่านซอฟต์แวร์ Outlook สำหรับ Windows และ macOS (โดยไม่คำนึงถึงกล่องจดหมายที่กำหนดค่าไว้ภายใน)

แทบรอไม่ไหวที่จะเริ่มอ่านเคล็ดลับที่ฉันเขียนให้คุณในบทช่วยสอนนี้ของฉัน? ถ้าอย่างนั้นก็ไม่ต้องเสียเวลาอีกต่อไปแล้วเริ่มต้นทันที นั่งสบาย ๆ และใส่ใจกับขั้นตอนที่ฉันจะแจ้งให้คุณทราบ เพื่อให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อใช้ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณและอื่น ๆ ฉันขอให้คุณอ่านหนังสือที่ดีและเหนือสิ่งอื่นใด ได้งานที่ดี!

เว็บเมล Outlook ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ ขั้นแรก ไปที่ลิงก์ที่ฉันให้ไว้และลงชื่อเข้าใช้กล่องจดหมาย Outlook ของคุณด้วยข้อมูลรับรองบัญชี Microsoft ของคุณ

เมื่อเข้าสู่ระบบ คุณจะเข้าสู่กล่อง Outlook เพื่ออ่านและเขียนอีเมล บนหน้าจอหลักคลิกที่ไอคอนที่มีเกียร์ซึ่งคุณพบอยู่ที่ด้านบนขวาและในกล่องที่แสดงให้คุณเห็น ให้เลือกรายการ ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมดซึ่งคุณจะพบด้านล่าง

เมื่อเสร็จแล้ว บนหน้าจอที่คุณเห็น ให้เลือกรายการ จดหมาย > ตอบกลับอัตโนมัติเพื่อเข้าถึงแผงการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติ จากนั้นเลื่อนคันโยกจาก ปิด ถึง บน ใกล้ถ้อยคำ เปิดการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อเปิดใช้งานฟังก์ชันการทำงาน

ณ จุดนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติ ในการดำเนินการนี้ ให้ใช้กล่องข้อความด้านล่างเพื่อเขียนข้อความที่จะส่งโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมลจากผู้ส่ง คุณจะมีโปรแกรมแก้ไข HTML ขั้นสูงเพื่อจัดรูปแบบข้อความตามที่คุณต้องการ

ตอนนี้ คุณต้องตัดสินใจว่าควรกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติในผู้ติดต่อทั้งหมด (การตั้งค่าเริ่มต้น) หรือเฉพาะในผู้ติดต่อของคุณเองที่จัดเก็บไว้ในสมุดที่อยู่ Outlook ในกรณีหลัง คุณเพียงแค่ต้องทำเครื่องหมายในช่องด้านล่าง ส่งการตอบกลับไปยังผู้ติดต่อเท่านั้น.

ระบบสำหรับการส่งการตอบกลับอัตโนมัติสามารถกำหนดค่าให้ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดเท่านั้นดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าฟังก์ชันนี้จะเริ่มต้นและสิ้นสุดแม้ว่าคุณจะไม่มีความเป็นไปได้ในการเข้าถึงกล่องจดหมายก็ตาม โดยทำเครื่องหมายที่ช่อง โพสต์ตอบกลับในช่วงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น และตั้งค่า วันที่ และกำหนดการ เริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานอัตโนมัตินี้

หลังจากกำหนดค่าพารามิเตอร์ทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้นแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม บันทึกซึ่งอยู่ที่ด้านบนขวาของหน้าจอ ทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมล การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งไปตามการตั้งค่าที่คุณกำหนดค่าไว้

ขั้นตอนข้างต้นสามารถทำได้บน สมาร์ทโฟน คือ ยาเม็ดเข้าถึงเว็บเมลของ Outlook ผ่านเบราว์เซอร์ของอุปกรณ์มือถือ หลังจากเข้าสู่ระบบแล้วให้แตะที่ไอคอน ☰ อยู่ที่ด้านบนซ้ายแล้วกดที่รายการ ตอบกลับอัตโนมัติ. ทำเครื่องหมายที่ช่อง ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ และดำเนินการตามขั้นตอนเดียวกับที่ระบุไว้ในบรรทัดก่อนหน้าเพื่อสร้างและกำหนดค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปยังอีเมลที่ได้รับ

ฉันเตือนคุณว่าคุณสมบัตินี้ไม่สามารถตั้งโปรแกรมบนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตได้ดังนั้นคุณจะต้องปิดการใช้งานด้วยตนเองเมื่อคุณไม่ต้องการใช้งานอีกต่อไปโดยการลบเครื่องหมายถูกออกจากกล่อง ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ.
วิธีดาวน์โหลด Outlook e วิธีการตั้งค่าเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อ

อย่างไรก็ตาม ในบทต่อไป ฉันจะแสดงขั้นตอนการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน Microsoft Outlookทั้งผ่านไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปที่มีอยู่ใน Windows และผ่านทาง macOS ฉันขอเตือนคุณว่าระบบตอบกลับอัตโนมัติมีให้สำหรับกล่องจดหมายทั้งหมดที่รองรับฟังก์ชันนี้ในอดีต ไคลเอนต์ไม่จำเป็นต้องทำงานบนพีซีต่อไปเนื่องจากการตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลเพื่อให้ทำงานได้แม้ว่าพีซีจะปิดอยู่ก็ตาม

สำหรับบัญชีที่กำหนดค่าใน IMAP คือ POP3อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะนี้อาจไม่พร้อมใช้งาน จากนั้นคุณสามารถอ้างถึงบทนี้เพื่อใช้คุณสมบัติ กฎซึ่งใช้งานได้เฉพาะเมื่อไคลเอนต์ Outlook ทำงานบนพีซี

Windows

เพื่อกำหนดค่า Microsoft Outlook ขึ้น Windows เมื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอนที่ฉันจะแสดงให้คุณเห็นในสองสามบรรทัดถัดไป ซึ่งจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที

ขั้นแรกให้เริ่มต้นขึ้น Microsoft Outlook, ผ่านไอคอนของมันบน เดสก์ทอป หรือในเมนู เริ่ม. เมื่อเสร็จแล้วให้เลือกแท็บ ไฟล์ ที่ด้านบนเพื่อเปิดหน้าจอใหม่แล้วกดปุ่ม การตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน).

คุณจะเห็นกล่องใหม่ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อส่งไปยังผู้ที่ส่งอีเมลใหม่ถึงคุณ ขั้นแรกให้เปิดใช้งานกล่อง ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ และตัดสินใจว่าจะตั้งช่วงเวลาสำหรับการเริ่มต้นและสิ้นสุดกระบวนการอัตโนมัติหรือไม่ โดยเปิดใช้งานกล่อง ส่งภายในช่วงเวลาเท่านั้น และใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก วันที่ และตอนนี้ ของจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

ตอนนี้ คุณเพียงแค่ต้องเขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติ ในการดำเนินการนี้ ให้ใช้แท็บ ภายในองค์กรเพื่อกำหนดค่าข้อความที่จะส่งไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณที่อยู่ในกลุ่มงานเดียวกันและ / หรือ ภายนอกองค์กรนั่นคือเพื่อตอบกลับผู้ส่ง ในกรณีหลัง คุณต้องเปิดใช้งานกล่องก่อน ส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ใช้ภายนอกองค์กร จากนั้นเลือกว่าควรส่งการตอบกลับนี้ไปยังผู้ติดต่อ Outlook เท่านั้น (รายชื่อติดต่อส่วนบุคคลเท่านั้น) หรือใครก็ได้ (ผู้ใช้ภายนอกองค์กร).

สุดท้าย ใช้กล่องข้อความที่มีโปรแกรมแก้ไข HTML ขั้นสูงเพื่อสร้างข้อความตอบกลับและกดปุ่ม ตกลงเพื่อยืนยันการดำเนินการ หากการดำเนินการสำเร็จ คุณจะเห็นการแจ้งเตือนบนหน้าจอหลักของ Outlook ซึ่งระบุว่าการตอบกลับอัตโนมัติทำงานอยู่ และคุณสามารถปิดใช้งานได้โดยคลิกที่ปุ่มที่เหมาะสม ปิดการใช้งาน.

macOS

ผ่าน Outlook สำหรับ macOS คุณสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความอีเมลขาเข้า โดยไปที่แท็บ เครื่องมือ แล้วกดปุ่ม นอกสถานที่.

ในหน้าจอใหม่ที่แสดงให้คุณเห็น ให้ทำเครื่องหมายในช่อง ส่งการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชี. ณ จุดนี้ ใช้กล่องข้อความ ตอบกลับผู้ส่งแต่ละคนด้วย เพื่อกรอกข้อความเพื่อใช้ในการตอบกลับอัตโนมัติ แล้วใส่เครื่องหมายถูกลงในช่อง ส่งคำตอบในช่วงเวลานี้เท่านั้น, เพื่อกำหนดค่า วันที่ และตอนนี้ เริ่มต้นและสิ้นสุดการทำงานอัตโนมัติ

หากคุณต้องการส่งการตอบกลับไปยังผู้ส่งภายนอกทีมงานของคุณ คุณสามารถเปิดใช้งานกล่อง นอกจากนี้ยังส่งการตอบกลับไปยังผู้ส่งภายนอกองค์กรโดยพิมพ์ข้อความในพื้นที่ข้อความที่เหมาะสมจากนั้นเลือกตัวเลือก เฉพาะผู้ส่งที่รวมอยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ, เพื่อส่งการตอบกลับไปยังสมาชิกสมุดที่อยู่เท่านั้น, หรือ ส่งไปยังผู้ส่งภายนอกทั้งหมดเช่น ไปยังที่อยู่อีเมลใดๆ รวมทั้งจากจดหมายข่าว เมื่อคุณตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยัน.

ใช้กฎของ Outlook เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

ใน Microsoft Outlook คุณยังสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับที่อยู่อีเมลเหล่านั้นที่กำหนดค่าใน IMAP หรือ POP3 หรือกล่องที่ไม่รองรับฟังก์ชันนี้จาก Microsoft อย่างไรก็ตาม การตอบกลับจะใช้ได้ก็ต่อเมื่อ Outlook ทำงานบนพีซี เนื่องจากฟังก์ชันนี้จะถูกนำมาใช้ กฎซึ่งฉันจะบอกคุณในย่อหน้าถัดไป

Windows

ขึ้น Windows, เริ่ม Outlook แล้วคลิกปุ่ม ข้อความอีเมลใหม่, ตั้งอยู่ทางด้านซ้ายในแท็บ บ้าน. จากนั้นกรอกข้อความเพื่อตอบกลับอัตโนมัติ รวมทั้งหัวเรื่อง จากนั้นคลิกที่รายการ ไฟล์ > บันทึกด้วยชื่อ, เลือกเป็นรูปแบบ เทมเพลต OTF Outlook.

หลังจากบันทึกการตอบกลับอัตโนมัติใน OTFได้เวลากำหนดค่าภายในกฎของ Outlook แล้ว ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่แท็บ ไฟล์ จากนั้นกดปุ่ม กฎและคำเตือน. ในหน้าจอที่แสดงให้คุณเห็น ให้คลิกที่ปุ่ม กฎใหม่ และเลือกตัวเลือก ใช้กฎกับข้อความที่ได้รับทั้งหมดแล้วกดที่ ไปข้างหน้า.

เมื่อถึงจุดนี้ให้กดปุ่มอีกครั้ง ไปข้างหน้าโดยไม่ต้องเลือกตัวเลือกใดๆ และยืนยันการเลือกของคุณโดยคลิกที่ ได้. ในหน้าจอถัดไปให้เลือกกล่อง ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ และคลิกที่ข้อความ รุ่นเฉพาะ ที่คุณพบด้านล่าง จากนั้นจะสำรวจโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อค้นหาไฟล์ OTF บันทึกไว้ก่อนหน้านี้แล้วกดปุ่ม คุณเปิด.

ตอนนี้ให้กดปุ่ม ไปข้างหน้า สองครั้งติดต่อกัน และสุดท้าย ที่ชื่อ จบ. การทำเช่นนั้นจะสร้างกฎที่จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังข้อความทั้งหมดที่ได้รับเมื่อ Outlook ทำงาน หากต้องการปิดใช้งาน เพียงกลับไปที่ส่วน กฎและคำเตือน และลบกฎในรายการโดยใช้ปุ่มที่เหมาะสม ลบ.

macOS

ขึ้น macOSการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติตามกฎจะง่ายกว่าขั้นตอนสำหรับ Windows แทน เลือกแท็บ จัดระเบียบ แล้วกดปุ่ม กฎโดยเลือกรายการ แก้ไขกฎจากกล่องที่แสดงให้คุณเห็น

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่รายการ IMAP หรือ POP ทางด้านซ้าย ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำหนดค่าเมลบ็อกซ์อย่างไร แล้วกดปุ่ม + ที่คุณพบด้านล่าง เพื่อสร้างกฎใหม่ ในส่วน ดำเนินการดังต่อไปนี้, กดปุ่ม + ทางด้านขวาและคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงที่ตรงกับรายการ ย้ายข้อความ. จากนั้นเลือกรายการ ตอบ แล้วคลิกที่ช่องข้างๆ ข้อความตอบกลับ. จากนั้นพิมพ์ตอบกลับเพื่อส่งและกดปุ่ม ตกลง. กดปุ่มอีกครั้ง ตกลง เพื่อยืนยันการสร้างกฎ