วิธีสแกนเอกสารและส่งทางอีเมล

ไม่กี่วันที่ผ่านมาคุณได้นำเอกสารบางอย่างกลับบ้านจากเวิร์กสเตชันของคุณ แต่เจ้านายของคุณต้องการเอกสารเหล่านี้อย่างเร่งด่วนและคุณไม่มีโอกาสไปที่สำนักงานเพื่อส่งมอบให้เขา หลังจากดูที่สแกนเนอร์ข้างๆคุณแล้วคุณคิดว่ามันเป็นความคิดที่ดีที่จะสแกนแผ่นงานที่มีประโยชน์เหล่านั้นและส่งให้เจ้านายของคุณทางอีเมล: ปัญหาคือคุณไม่รู้ว่าจะดำเนินการอย่างไร ของเทคโนโลยี

วันนี้เป็นวันโชคดีของคุณเนื่องจากคำแนะนำนี้จะช่วยให้คุณหลุดพ้นจากปัญหาได้อันที่จริงฉันจะอธิบายด้านล่าง วิธีสแกนเอกสารและส่งอีเมล โดยใช้ขั้นตอนที่แตกต่างกันซึ่งจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการที่คุณมี นอกจากนี้หากสแกนเนอร์ของคุณ (หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นของคุณ) ไม่ต้องการทำงานฉันจะแสดงวิธีการสแกนและส่งเอกสารที่ถูกต้องผ่านกล้องของสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต

ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้วกับคุณวิธีการทั้งหมดที่แสดงด้านล่างนี้ใช้งานง่ายและสามารถนำไปปฏิบัติได้โดยไม่ต้องจ่ายเงินแม้แต่ยูโรเดียว! เมื่อสร้างหลักฐานที่จำเป็นแล้วก็ถึงเวลาไปทำงานนั่งสบาย ๆ ที่โต๊ะทำงานและใช้เวลาว่างอ่านทุกสิ่งที่ฉันพูดในเรื่องนี้ ฉันแน่ใจว่าในตอนท้ายของคู่มือนี้คุณจะรู้ดีอย่างถ่องแท้ถึงวิธีการเคลื่อนไหวและวิธีหลีกเลี่ยงการบรรยายเสียงดังจากคุณ เจ้านาย. ต้องบอกว่าขอให้อ่านดีๆและทำงานดีๆ!

ไดรเวอร์ Canon ไดรเวอร์ HP ไดรเวอร์ Samsung และไดรเวอร์ Epson และหากอุปกรณ์ของคุณไม่ได้อยู่ในกลุ่มนี้คุณสามารถดูคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับวิธีค้นหาไดรเวอร์ที่หายไป หากคุณกำลังมองหาขั้นตอนเฉพาะสำหรับเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นแทนฉันขอแนะนำให้คุณทำตามคำแนะนำในคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับวิธีกำหนดค่าเครื่องพิมพ์ WiFi และวิธีการ เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์.

หลังจากติดตั้งและเชื่อมต่อเครื่องสแกนแล้วขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดค่าโปรแกรม / แอปอีเมลที่คุณชื่นชอบสำหรับการส่งและรับอีเมลโดยทั่วไปสิ่งที่คุณต้องทำคือเรียกใช้ฟังก์ชันเพื่อ เพิ่มบัญชีใหม่กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เสนอด้วย ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน ใช้สำหรับการเข้าถึงอีเมลและป้อนพารามิเตอร์ตามที่ต้องการ IMAP เกี่ยวข้องกับบริการอีเมลที่เลือก ด้านล่างนี้ฉันจะชี้ให้เห็นรายการคำแนะนำที่อาจเหมาะสำหรับคุณ

• วิธีกำหนดค่าเมลอลิซ
• วิธีตั้งค่า Aruba mail
• วิธีตั้งค่า Gmail
• วิธีกำหนดค่า Libero mail
• วิธีกำหนดค่า SMTP Fastweb
• วิธีใช้ Virgilio Mail บนโปรแกรมรับส่งเมล
• วิธีอ่านเมล Hotmail / Outlook

ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็นหากคุณวางแผนที่จะใช้ เว็บเมลนั่นคือเพื่อเข้าถึงอีเมลของคุณโดยใช้อินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ตามที่คุณต้องการโดยไม่ต้องใช้โปรแกรมภายนอกอื่น ๆ

Microsoft Store เมื่อขั้นตอนการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์ให้เรียกใช้จากเมนู เริ่ม และตั้งค่าดังต่อไปนี้

• สแกนเนอร์ - เลือกสแกนเนอร์ (หรือมัลติฟังก์ชั่น) ที่จะใช้สำหรับการสแกน
• แหล่งกำเนิด - ออกจากเสียง การกำหนดค่าอัตโนมัติ.
• ประเภทไฟล์ - เลือกประเภทไฟล์ที่จะใช้บันทึกเอกสารของคุณ
• บันทึกไฟล์ในรูปแบบ - เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกเอกสารของคุณ

เมื่อกำหนดค่าเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม แปลงเป็นดิจิทัล ที่ด้านล่างและรอให้การสแกนเสร็จสิ้นซึ่งจะได้รับการแจ้งเตือนด้วยข้อความเฉพาะ หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อสแกนเอกสารของคุณในรูปแบบอื่น (เช่น. ไฟล์ PDF) ฉันขอแนะนำให้คุณดูคำแนะนำของฉันใน วิธีสแกนด้วย windows 10. ณ จุดนี้ขั้นตอนในการปฏิบัติตามจะแตกต่างกันไปตามโปรแกรม / วิธีการที่คุณเลือกในการจัดการอีเมล

แอพ Windows 10 Mail

หากคุณใช้ Windows 10 และใช้ประโยชน์จากแอพ จดหมาย ติดตั้งไว้แล้วในระบบปฏิบัติการเพื่อจัดการอีเมลของคุณนี่คือส่วนหนึ่งของคำแนะนำของฉันที่เหมาะกับกรณีของคุณ ขั้นแรกเริ่มแอป จดหมาย Windows 10 โดยเรียกใช้จากเมนู เริ่ม หรือจาก หน้าจอเริ่ม (ปุ่มรูปธงที่ด้านล่างซ้าย) ให้กดปุ่ม ข้อความใหม่ (หรือ (+)) ที่อยู่ทางด้านซ้ายของหน้าต่างพิมพ์ ผู้รับ ของข้อความไฟล์วัตถุ และ เนื้อหาของอีเมล ในช่องเฉพาะจากนั้นคลิกที่รายการ แทรก วางไว้ที่ด้านบนแล้วกดปุ่ม ไฟล์.

ณ จุดนี้ให้ใช้หน้าต่างใหม่เพื่อเลือกเอกสารที่สแกนก่อนหน้านี้ทำ ดับเบิลคลิก เพื่อเพิ่มลงในข้อความอีเมลและในที่สุดก็กดปุ่ม ส่ง ที่ด้านขวาบนเพื่อส่งข้อความอีเมลที่ประกอบด้วย

Microsoft Outlook

คุณต้องพึ่งพาโปรแกรม Outlook ในการจัดการอีเมลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ? จากนั้นการดำเนินการส่งเอกสารสแกนจะง่ายยิ่งขึ้น! การใช้ File Explorerไปที่โฟลเดอร์ที่มีเอกสารสแกนที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ทำ คลิกขวา บนไอคอนให้เลือก ส่งถึง จากเมนูบริบทที่เสนอจากนั้นคลิกที่รายการ ผู้รับจดหมาย และหากจำเป็นบนปุ่ม แนบ ซึ่งจะแสดงทันทีหลังจากนั้น

ด้วยวิธีนี้ไฟล์จะถูกแนบไปกับอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ: เมื่อหน้าต่างสำหรับเขียนข้อความใหม่เปิดขึ้นคุณเพียงแค่กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นด้วยที่อยู่อีเมลของ ผู้รับ, L 'วัตถุ และ เนื้อหาของข้อความ และสุดท้ายกดปุ่ม ส่ง.

หรือหากต้องการป้อนไฟล์แนบ "ด้วยตนเอง" ให้เริ่มโปรแกรม Outlookคลิกปุ่ม ข้อความอีเมลใหม่ ที่ด้านซ้ายบนกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อความของคุณลงในช่องแล้วกดปุ่ม แนบไฟล์ตามด้วยเสียง สำรวจพีซีเครื่องนี้ ... มีอยู่ในเมนูที่เสนอและเลือกเอกสารที่สแกนก่อนหน้านี้ เมื่อคุณตรวจสอบความถูกต้องของข้อความของคุณแล้วให้ส่งโดยกดปุ่ม ส่ง.

Gmail

หากคุณใช้บริการอีเมล Gmail โดยตรงจากเบราว์เซอร์นี่เป็นส่วนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ ขั้นแรกเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ Gmail เข้าสู่ระบบ (ถ้าจำเป็น) คลิกปุ่ม เขียน ที่ด้านซ้ายบนให้ป้อนไฟล์ ผู้รับ, L 'วัตถุ และ ข้อความ จากนั้นกดปุ่ม แนบไฟล์ (อันที่อยู่ในรูปของ คลิป) อยู่ที่แถบด้านล่างของหน้าจอหน้าปัด

ใช้หน้าต่างที่เสนอไปที่โฟลเดอร์ที่คุณบันทึกไฟล์ที่สแกนก่อนหน้านี้เลือกด้วยไฟล์ ดับเบิลคลิก จากนั้นกดปุ่ม ส่ง เพื่อส่งข้อความอีเมล หากต้องการคุณสามารถแทรกไฟล์แนบหลายไฟล์ในข้อความเดียวกันได้ นอกจากนี้หากต้องการลบไฟล์แนบที่ป้อนโดยไม่ได้ตั้งใจคุณสามารถคลิกที่ไฟล์แนบได้ x ที่อยู่ถัดจากไฟล์ที่ด้านล่างของหน้าจอ

Outlook.com

ใช้บริการจดหมาย Outlook โดยตรงจากเบราว์เซอร์? ไม่ต้องกังวลคุณสามารถแนบเอกสารที่สแกนและส่งอีเมลได้โดยมีปัญหาเล็กน้อย เริ่มต้นด้วยการเชื่อมต่อกับหน้าอินเทอร์เน็ต Outlook.com เข้าสู่ระบบด้วยรายละเอียดบัญชีของคุณเช่นที่อยู่ อีเมล์ คือ รหัสผ่านหากจำเป็นแล้วกดปุ่ม (+) ใหม่ อยู่ที่ด้านซ้ายบน

ในหน้าต่างการเรียบเรียงใหม่ให้ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมลของคุณในฟิลด์ที่เหมาะสม (ผู้รับ, วัตถุ คือ ข้อความ) กดปุ่ม แนบ (ทำเครื่องหมายโดยไอคอนเป็นรูป คลิป) จากนั้นบนรายการ มองเข้าไปในนี้ คอมพิวเตอร์.

จากนั้นเลือกผ่านแผงที่เสนอไฟล์ที่สแกนก่อนหน้านี้แล้วกดตัวเลือกในที่สุด อัปโหลดและแชร์เป็นลิงก์ไปยัง OneDrive อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าในการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ OneDrive ไฟล์แนบต้องมีขนาดใหญ่กว่า 33 MB มิฉะนั้นจะถูกอัปโหลดโดยตรงเป็นไฟล์แนบอีเมล

บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Microsoft ยังมีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 5GB เกินขนาดนี้เพื่อทำการอัปโหลดไฟล์ไปยังระบบคลาวด์ต่อไปคุณจะต้องสมัครแผนสมัครสมาชิกโดยราคาเริ่มต้นที่ 2 ยูโร / เดือน

หลังจากแนบไฟล์เป็นลิงค์ไปยัง OneDriveในการส่งข้อความอีเมลคุณต้องส่งข้อความ โดยคลิกที่ปุ่ม ส่ง.

ICloud Mail เข้าสู่ระบบ (ถ้าจำเป็น) และเมื่อโหลดหน้าจออีเมลแล้วให้กดปุ่ม ข้อความใหม่ (ที่ สี่เหลี่ยมด้วยปากกาด้านใน) วางไว้ที่ด้านบน

ณ จุดนี้กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมลในช่องที่จำเป็น (ผู้รับ, วัตถุ คือ ข้อความ) คลิกที่ปุ่มคลิปหนีบกระดาษที่อยู่ด้านบนทางด้านขวาและเลือกเอกสารที่สแกนก่อนหน้านี้จากไฟล์ Finder ที่เสนอจากนั้นกดปุ่ม เลือก. หากคุณต้องการคุณสามารถแนบไฟล์อื่น ๆ ได้โดยทำตามขั้นตอนเดียวกัน: เมื่อคุณกรอกอีเมลเสร็จแล้วให้กดปุ่มโดยไม่ลังเล ส่ง เพื่อส่งไปยังผู้รับที่เลือก

Android และ iOS และคุณสามารถดาวน์โหลดได้อย่างสะดวกสบายผ่านขั้นตอนปกติที่มีให้โดยเครื่องปลายทางของคุณ

เมื่อเสร็จแล้วให้ดำเนินการดังต่อไปนี้: หากคุณใช้ Android ให้ปัดไปทางขวาสองครั้งแล้วกดปุ่ม เริ่มต้นกับ Office Lens เลือกรายการ เอกสาร (หรือเสียง รูปถ่ายหากคุณต้องการรับรูปภาพ) ใส่กรอบเอกสารที่คุณสนใจจะได้มาและแตะที่ วงกลมสีแดง ที่คุณพบในใจกลาง เมื่อการได้มาเสร็จสิ้นให้กดปุ่ม บันทึกตั้งค่าเครื่องหมายถูกในช่อง คอลเลกชัน แล้วแตะปุ่มอีกครั้ง บันทึก. ณ จุดนี้ให้แตะไอคอน แบ่งปัน วางถัดจากชื่อของเอกสารที่เพิ่งสแกนและเลือกจากแผงที่เสนอ แอปอีเมล อิเล็กทรอนิกส์ คุณมักจะใช้: ไฟล์จะถูกแทรกโดยอัตโนมัติเป็นสิ่งที่แนบมาและพร้อมที่จะส่ง

หากคุณเปิดอยู่ iOSปัดสองครั้งไปทางขวายกเลิกการเลือกช่อง ส่งข้อมูลโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยเราปรับปรุง Office Lensแตะปุ่ม อนุญาตการเข้าถึง แล้วกดปุ่ม ตกลง. เมื่อถึงจุดนี้ให้ใช้การปัดเพื่อนำตัวเองไปสู่เสียง เอกสารจัดกรอบเอกสารที่จะสแกนแล้วแตะ ปุ่มสีแดง วางไว้ที่ด้านล่างตรงกลาง จากนั้นกดปุ่ม เสร็จแล้ว และเลือกรายการ จดหมาย (หรือแอปอีเมลอื่น ๆ ที่ติดตั้งบนอุปกรณ์ของคุณ) ภายในกล่อง แบ่งปันไปที่: ด้วยวิธีนี้ไฟล์จะแนบไปกับข้อความโดยอัตโนมัติ

Scanbot

คุณได้เลือกใช้แอปที่มีประโยชน์ Scanbot เพื่อสแกนเอกสารของคุณ? สมบูรณ์แบบเริ่มต้นด้วยการดาวน์โหลดจากร้านค้าของอุปกรณ์ของคุณ (ให้บริการฟรีสำหรับ Android และ iOS) จากนั้นทำตามคำแนะนำที่ฉันกำลังจะให้คุณ: คุณจะประสบความสำเร็จตามความตั้งใจของคุณโดยไม่มีปัญหา

หลังจากติดตั้งแอปแล้วให้ทำ ปัดสี่ครั้ง ไปทางซ้ายเลื่อนตัวบ่งชี้ที่อยู่ด้านล่างของรายการ ฟรีกดปุ่ม อย่ากลายเป็นมืออาชีพ อยู่ที่ด้านล่างและจากนั้นที่ปุ่ม ข้าม ที่ด้านบนขวา (หากคุณใช้ iOS ให้แตะปุ่ม ตกลง เพื่ออนุญาตให้เข้าถึงกล้อง) ณ จุดนี้, กรอบ เอกสารด้วยโทรศัพท์ของคุณจนกว่าจะตรวจพบโดยอัตโนมัติ (คุณยังสามารถใช้ไฟล์ แฟลช โดยใช้ปุ่มที่เหมาะสมซึ่งอยู่ด้านบนสุด): หากคุณต้องการสแกนหลายหน้าให้แตะปุ่ม หลายหน้า อยู่ที่ด้านซ้ายบน

หากการได้มาโดยอัตโนมัติไม่ประสบความสำเร็จคุณสามารถ "ถ่ายภาพ" เอกสารของคุณด้วยตนเองได้โดยกดปุ่ม ปุ่มกลม. เมื่อการสแกนเสร็จสิ้นให้กดปุ่ม บันทึก / บันทึก อยู่ที่ด้านบนขวา: ตอนนี้หากคุณใช้ Android ให้กดที่รายการ ตัดสินใจในภายหลังจากนั้นกดปุ่ม แบ่งปันเลือกรูปแบบที่จะแชร์ไฟล์ (PDF หรือ JPG) และสุดท้ายเลือกไฟล์แอพของ อีเมล์ คุณใช้ในกล่องที่เสนอ เกี่ยวกับ iOSแต่สิ่งที่คุณต้องทำคือสัมผัสเสียงของคุณ แบ่งปัน ... และเลือกของคุณ แอพจัดการอีเมล: ในทั้งสองกรณีไฟล์จะแนบไปกับข้อความใหม่โดยอัตโนมัติ

Google ไดรฟ์

ตัวเลือกสุดท้ายที่ฉันต้องการเสนอให้คุณสำหรับการสแกนเอกสารจากสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตคือ Google ไดรฟ์: แอปที่ทุ่มเทให้กับระบบคลาวด์ของ Google มีคุณสมบัติที่ใช้งานได้จริงซึ่งช่วยให้คุณสามารถสแกนเอกสารและรูปภาพแบบ "ทันที" โดยสามารถแชร์ผ่านอีเมลหลังจากบันทึก พื้นที่เมฆ.

เมื่อติดตั้งแอปจากร้านค้าเฉพาะแล้ว (มีให้ใช้งานทั้ง Android และ iOS แต่ไม่มีฟังก์ชั่นการสแกนที่เหมาะสมบน iOS) และเข้าสู่ระบบให้กดปุ่ม (+) อยู่ที่ด้านล่างและเลือกปุ่ม สแกน จากแผงที่เสนอ

เมื่อการดำเนินการเสร็จสิ้นให้ใส่กรอบไฟล์ เอกสาร ในการสแกนให้กดปุ่ม รอบ ที่อยู่ตรงกลางหน้าจอเพื่อรับจากนั้นแตะปุ่ม ตกลงจากนั้นกดปุ่ม (+) เพื่อรับหน้าใหม่บนไฟล์ ลูกศรวงกลม เพื่อสแกนใหม่หรือบนปุ่มในรูปของ ตรวจสอบ เพื่อดำเนินการอัปโหลดไปยัง Google Drive หากต้องการคุณสามารถครอบตัดเอกสารที่สแกนหรือกำหนดสีโดยใช้ปุ่มที่เหมาะสมซึ่งอยู่ด้านบน

เมื่อการอัปโหลดไปยัง Google Drive เสร็จสมบูรณ์ให้ทำ แตะเป็นเวลานาน บนไฟล์ที่เพิ่งสร้างขึ้นให้กดปุ่ม (…) ถัดจากชื่อเอกสารให้เลือกรายการ ส่งสำเนา จากเมนูที่ปรากฏขึ้นและเลือกแอปอีเมลของคุณจากแผงควบคุมขนาดเล็กที่เสนอ: ด้วยวิธีนี้เอกสารที่สแกนจะแนบไปกับข้อความใหม่โดยอัตโนมัติ