วิธีการสร้างตาราง Pivot

เจ้านายมีการใช้จ่ายสเปรดชีตที่มีระยะเวลาครบกำหนดของไตรมาสสุดท้ายขอให้วิเคราะห์เนื้อหาของพวกเขาและสร้างรายงานสรุปจะถูกส่งไปยังที่ประชุมต่อไป คุณอยากจะหลีกเลี่ยงความยุ่งยากนี้ แต่มันเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณและแน่นอนคุณไม่สามารถได้รับคุณกลับด้วยเหตุผลนี้คุณกำลังมองหาวิธีการแก้ปัญหาที่สามารถช่วยคุณในความพยายามนี้และไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์การใช้คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่โดยเฉพาะซึ่งน่าเสียดายที่ไม่ได้เป็น มี

ถ้าฉันบอกคุณว่าโปรแกรมการจัดการความนิยมมากที่สุดสเปรดชีตเช่น Microsoft ExcelLibreOffice และมีการเข้าถึงเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากและเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์นี้หรือไม่? ดีที่มัน: เครื่องมือนี้จะเรียกว่าตารางเดือยและช่วยให้คุณสร้าง "รายการ" (กับการดำเนินงานโดยอัตโนมัติติดอยู่บนค่าตัวเลขที่ต้องดำเนินการ) จากชุดของข้อมูลในสเปรดชีตในไม่กี่คลิก .

คุณพูดอย่างไร? ตอนนี้ฉันรู้สึกทึ่งและต้องการที่จะเข้าใจวิธีการสร้างตารางเดือยเพื่อโปรดเจ้านายของคุณและสร้างรายงานที่ต้องการ? แล้วอย่าลังเลใด ๆ อีกต่อไปและอ่านอย่างระมัดระวังคำแนะนำทั้งหมดที่ฉันจะให้คุณในบรรทัดต่อไปนี้: ผมสามารถรับประกันได้ว่าในตอนท้ายของคู่มือนี้คุณจะสามารถที่จะตอบสนองงานของคุณให้สมบูรณ์ ณ จุดนี้ฉันขอเพียงแค่ต้องการให้คุณอ่านที่ดีและการทำงานที่ดี!

เตรียมบ้าน

• สร้างตาราง Pivot กับ Microsoft Excel
• Operate ตารางสร้างตารางเดือยกับ LibreOffice Calc เตรียม

ก่อนดำเนินการต่อและเข้าใจวิธีการสร้างตาราง Pivot คุณควรจะพูดคำไม่กี่คำเกี่ยวกับการใช้งาน ของตารางชนิดนี้โดยไม่ลืมรูปแบบของแผ่นงานที่เราควรจะเริ่มต้น

ตรงตามที่ผมกล่าวถึงในแถบเบื้องต้นของการกวดวิชานี้ PivotTable เป็นวิธีการ "ทางเลือก" เพื่อเรียงลำดับข้อมูลอยู่แล้วในสเปรดชีต: ในความเป็นจริงมันเป็นไปได้ที่จะใช้ประโยชน์จากตาราง Pivot ที่จะได้รับสรุปอย่างรวดเร็ว แต่สมบูรณ์ข้อมูลในการกำจัดของมันที่มีความเป็นไปได้ที่จะสั่งพวกเขาและรวมพวกเขาจะรู้สึกว่าคุณจะต้องพิจารณาโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของสเปรดชีตเริ่มต้น

ในคำอื่น ๆ ตาราง Pivot มีความเป็นไปได้ในการวิเคราะห์ได้อย่างรวดเร็วข้อมูลในสเปรดชีตโดยไม่ต้องเรียนรู้วิธีการใช้สูตรและแมโคร: เพียงเพื่อให้คุณตัวอย่างเช่นได้รับชุดของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน บ้านคุณสามารถสร้างตารางเดือยเพื่อแสดง "ในทันที" เอาท์พุทสำหรับแต่ละเดือนของปีและแต่ละสาเหตุ (ค่าใช้จ่ายทางการแพทย์, การศึกษา, และอื่น ๆ ) แทนการด้วยตนเองเพิ่ม - และขึ้นอยู่กับประเภทที่เลือก - องค์ประกอบของแต่ละคอลัมน์

เพื่อให้โปรแกรม (ในคู่มือนี้เราจะใช้เป็นตัวอย่างMicrosoft ExcelและLibreOffice Calc) สามารถสร้างตารางเดือยที่มีข้อมูลที่แน่นอนมันเป็นสิ่งจำเป็นว่าข้อมูลในสเปรดชีตการเดินทางที่มีโครงสร้างดีและ ตอบสนองต่อชุดเงื่อนไขเฉพาะที่ฉันจะแสดงรายการด้านล่าง

• ถ้าตาราง PivotTable ต้องมีส่วนหัวแผ่นงานต้องมีส่วนหัวด้วย
• ส่วนหัวของบรรทัดถ้ามีจะต้องนำแถวข้อมูลก่อนหน้านี้โดยไม่มีการแยกออกในสเปรดชีตเริ่มต้นหรืออย่างน้อยที่สุดในช่วงข้อมูลที่สร้างตาราง pivot
• ต้องไม่มีเส้นเปล่าข้อมูลที่มีอยู่ในคอลัมน์ที่จะต้องเป็นเนื้อเดียวกัน
• เพื่อให้พวกเขาสามารถนำมารวมกัน (เพิ่มหักคูณเรียงนับและอื่น ๆ ) ที่คุณกำลังสร้างตารางสาระสำคัญ ซึ่งหมายความว่าในคอลัมน์สมมุติ "จำนวนเงิน" ควรมีเฉพาะค่าตัวเลขเท่านั้นเมื่อเทียบกับจำนวนเงินในสกุลเงินที่เลือกในส่วนต่อไปของการกวดวิชานี้ผมจะอ้างถึงสเปรดชีตที่มีคำสั่งของเอาท์พุทสำหรับค่าใช้จ่ายแม่บ้านรายเดือน: คอลัมน์

มีอ้างอิงเดือนคอลัมน์ขหมวดหมู่เดลล์ ' ออกและในที่สุดคอลัมน์Cมีจำนวนญาติในยูโรสำหรับเวอร์ชันของโปรแกรมในคู่มือนี้ฉันจะอ้างถึง Microsoft Excel 2016 และ LibreOffice Calc 5 ทั้งที่ทำงานบนแพลตฟอร์ม

Windowsคำแนะนำเดียวกันนี้สามารถใช้ได้อย่างปลอดภัยกับโปรแกรมที่กล่าวถึงข้างต้นหรือในเวอร์ชันระบบปฏิบัติการอื่นนอกเหนือจาก Windows เช่นmacOSสร้างตารางสาระสำคัญกับ Microsoft Excel

คุณมี

Microsoft Excelจัดการสเปรดชีตของคุณหรือไม่? ดังนั้นนี่คือส่วนที่เหมาะกับคุณ: ในบรรทัดถัดไปฉันจะให้คำแนะนำทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องสร้างและจัดการ PivotTable โดยใช้แอปพลิเคชันที่ผลิตโดย Officeเพียงแค่เริ่มต้นให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลที่จะประมวลผลตรวจสอบให้แน่ใจว่าสเปรดชีตมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดข้างต้น แต่ถ้าคุณต้องเริ่มต้นจากไฟล์ใหม่เริ่มต้น

Microsoft Excel คลิก Blankสมุดแล้วกรอกเอกสารที่สร้างขึ้นจึงมีข้อมูลที่คุณต้องการที่จะใส่ในตารางสาระสำคัญ ถ้าคุณต้องการปรับแต่งสเปรดชีตใหม่ให้ดีขึ้นผมขอแนะนำให้คุณดูคำแนะนำในการใช้ Excel เพื่อหาเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ตอนนี้สเปรดชีตของคุณพร้อมคุณสามารถดำเนินการสร้างตารางเดือยที่เกี่ยวข้องกับมัน: เลือกโดยการลากเมาส์ '

ข้อมูลช่วงที่คุณต้องการในการประมวลผล (หรือคลิกภายในเซลล์ข้อมูล ใด ๆ เพื่อประมวลผลแผ่นงานทั้งหมด) ให้กดรายการแทรกที่ด้านบนและจากนั้นเลือกปุ่มตาราง Pivotที่พำนักอยู่ทางด้านซ้ายณ จุดนี้หน้าจอจะเปิดติดเครื่องหมายถัดจาก

เสียงเลือกตารางหรือช่วงเวลา (ถ้าจำเป็น) ให้ตรวจสอบตาราง/ พิสัยมีทุกเซลล์ของตาราง (หรือของ ' เลือกช่วงข้อมูล) วางเครื่องหมายถูกข้างรายการแผ่นงานใหม่แล้วกดปุ่มตกลง. เกมจะทำ: Excel จะเปิดแผ่นงานใหม่ (คุณสามารถกลับไปที่สเปรดชีตก่อนหน้านี้ได้ตลอดเวลาโดยใช้แท็บที่อยู่ด้านล่าง) ที่เตรียมไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลผ่าน PivotTableเก็บไว้ในใจว่าส่วนหัวของตาราง (เช่น.เดือน

อ้างอิงหมวดหมู่และเอาท์พุทจำนวน) กลายเป็นที่จุดนี้เขตของ PivotTable เพื่อเตรียมและจัดระเบียบขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการที่จะได้รับ .การทำงานบนโต๊ะก่อนที่จะจัดฟิลด์ในตารางเดือยที่สร้างขึ้นใหม่ให้ฉันให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการจัดวางตารางประเภทนี้ ตารางหมุนตามที่แสดงในหน้าต่าง Excel ประกอบไปด้วยพื้นที่สามส่วนที่น่าสนใจคือพื้นที่

บรรทัด

พื้นที่คอลัมน์และพื้นที่ค่าโดยทั่วไปอาจกล่าวได้ว่าเขตข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลข (ในตัวอย่างของเราประเภทของค่าใช้จ่าย) จัดอยู่ในพื้นที่ริกา

เขตข้อมูลที่มีวันชั่วโมงหรือระยะเวลาการอ้างอิงจะจัดในคอลัมน์ขณะที่ช่องตัวเลข(โดยปกติผู้ที่ควรจะรวมกับการดำเนินการทางคณิตศาสตร์) มีการเพิ่มค่านิยมอย่างไรก็ตามควรกล่าวว่าการจัดเขตข้อมูลในพื้นที่ของตารางประเภทนี้แตกต่างกันไปมากขึ้นอยู่กับประเภทของ "สรุป" ที่จะได้รับและสถานการณ์ที่มีการนำมาวิเคราะห์โดยไม่มีหลักฐานนี้มันถึงเวลาที่จะเพิ่มช่องเพื่อ PivotTable เพิ่งสร้าง: ระบุพื้นที่

ข้อมูลตารางเดือยอยู่ทางด้านขวาของหน้าจอ Excel จากนั้นเลือกด้วยเมาส์หนึ่งในสาขาที่มีอยู่ (เช่นเดือนที่อ้างอิง) และลากไปยังพื้นที่ที่เหมาะสมที่สุดของตาราง (เช่นคอลัมน์) จากนั้นทำซ้ำการดำเนินการสำหรับเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการวิเคราะห์ ในตัวอย่างนี้ข้อมูลประเภทค่าใช้จ่ายจะถูกเพิ่มเข้าไปในเส้นและค่าฟิลด์ยอดเงินการส่งออกช่วงเพื่อที่จะได้รับมุมมองที่สมบูรณ์ของค่าใช้จ่ายทั้งหมดในแต่ละเดือนโดยค่าเริ่มต้น, Excel ตารางเดือยดำเนินการผลรวมของค่าข้อมูล

ในสนามถ้าพวกเขาจะเป็นตัวเลขหรือนับหากพวกเขาเป็นต้นฉบับเดิมหรือไม่สม่ำเสมอ; หากต้องการคุณสามารถเปลี่ยนพฤติกรรมนี้โดยการคลิกขวาบนมือถือรวมของ[คอลัมน์ชื่อ]PivotTable แล้วเลือกเสียงสรุปค่าจากเมนูที่ปรากฏบนหน้าจอ ณ จุดนี้คุณเพียงแค่ต้องเลือกการคำนวณทางคณิตศาสตร์ที่คุณต้องการดำเนินการกับข้อมูลที่มีอยู่ในฟิลด์ค่า (ต่ำสุดสูงสุดค่าเฉลี่ยและอื่น ๆ )หากต้องการแทนการแสดงค่าของสกุลเงิน (หรือรูปแบบตัวเลขอื่น ๆ ) คุณสามารถเลือกที่จะแสดงในร้อยละ: ในตัวอย่างที่เรากำลังวิเคราะห์นี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากในการศึกษาหมวดหมู่ที่มีร้อยละของค่าใช้จ่ายมากขึ้น สูง ดำเนินการคลิกขวาที่เซลล์ค่าสรุป (เช่นเพิ่มจำนวนเงินที่นำเข้า

) และเลือกรายการแสดงค่าเป็น>% ของยอดรวมแน่นอนคุณสามารถใช้รูปแบบค่าที่เหมาะสมกับคุณและย้ายสาขาภายในพื้นที่ต่างๆตามที่คุณต้องการจนกว่าคุณจะได้รับมุมมองที่คุณต้องการ: นี่คือความแข็งแรงของตารางเดือย! สุดท้ายผมอยากจะเตือนคุณว่าตารางสาระสำคัญที่มีการปรับปรุงโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มลบหรือเปลี่ยนแปลงค่าที่อยู่ในช่วงของข้อมูลที่รวมอยู่ในรายละเอียดเพิ่มเติม: ถ้ากระบวนการปรับปรุงไม่ได้ทันทีคุณสามารถคลิกปุ่ม Refresh

ติดกับแผงควบคุมฟิลด์ตาราง Pivotและอยู่ที่ด้านล่างขวาถ้าคุณมาไกลแล้วนั่นหมายความว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างตารางสาระสำคัญโดยใช้ Microsoft Excel แต่ผมอยากจะเตือนคุณว่าเป็นไปได้ของโปรแกรมนี้ไม่ได้จบที่นั่นที่เหมาะสมที่จะทำให้คุณตัวอย่างบางส่วนคุณสามารถสร้างกราฟและ histograms กองให้พวกเขาสร้างแม้สถิติที่ถูกต้องมากขึ้นสร้างมากหรือน้อยกว่าที่ซับซ้อนตารางการจัดการข้อมูลการเรียงลำดับและมากมาก อื่น ๆ ในระยะสั้นศักยภาพของซอฟต์แวร์นี้ไม่ จำกัด เลย!นอกจากนี้ผมหวังว่าคุณจะให้คุณสามารถแก้ไขไฟล์ Excel สร้างแม้กระทั่งบนแพลตฟอร์มที่แตกต่าง Winows และ MacOS: ซอฟต์แวร์ที่สามารถใช้ได้จริงแม้จะมีข้อ จำกัด บางอย่างเช่นปพลิเคชันสำหรับ Android, iPhone และ iPad (ฟรีสำหรับอุปกรณ์ขึ้นไป 10.1 ") และวิธีการใช้งานได้โดยตรงจากโปรแกรมเว็บเบราเซอร์ได้.

สร้างตารางเดือยกับ LibreOffice Calc

ไม่ได้ใช้ Microsoft Excel ในการจัดการสเปรดชีตของคุณ แต่ดูแทนเพื่อ LibreOffice Calc

? ไม่ต้องกังวลคุณสามารถสร้างตารางเดือยได้โดยใช้ซอฟต์แวร์นี้! อีกครั้งกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้างของมุมมองสเปรดชีตในส่วนที่เกี่ยวกับข้อมูลเบื้องต้น: ข้อมูลจะต้องสอดคล้องสั่งซื้อและจะต้องไม่มีบรรทัดว่างใช้กล่าวว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องทำงาน: เปิดสเปรดชีตที่มีข้อมูลที่จะประมวลผลใน LibreOffice หรือสร้างอย่างใดอย่างหนึ่งโดยการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กล่าวไว้อย่างรอบคอบ หลังจากนั้นเลือกด้วยเมาส์ช่วงของข้อมูลที่จะดำเนินการ (รวมทั้งส่วนหัว) หรือคลิกที่ช่วงเซลล์ใด ๆ ในการสแกนทั้งตารางแล้วกดในการแทรกเมนู

อยู่ที่ด้านบนและเลือกเสียง ตาราง Pivot ...จากหลังจากนั้นใส่เครื่องหมายถูกที่อยู่ถัดจากรายการการเลือกปัจจุบัน

ในแผงขนาดเล็กที่จะเปิดขึ้นกดปุ่มOKและปฏิบัติตามกฎเดียวกันกับที่ฉันแนะนำไว้ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Microsoft Excel จัดฟิลด์ ของสเปรดชีต (เช่น.อ้างอิงเดือน,ประเภทค่าใช้จ่ายส่งออกและจำนวนเงิน) ในด้านของตารางสาระสำคัญที่สอดคล้องกัน (เขตข้อมูลแถวเขตข้อมูลคอลัมน์และเขตข้อมูล)อีกครั้งดำเนินการเริ่มต้นในเขตข้อมูลที่เป็นผลรวม

: (. เช่นปริมาณการส่งออก) ในการเปลี่ยนพฤติกรรมนี้ดับเบิลคลิกที่รายการที่ทำมันและเลือกการดำเนินการที่ต้องการ (รวม, ค่าเฉลี่ย, มัธยฐาน, ค่าเฉลี่ยเป็นต้น) จากกล่องกาเครื่องหมายเลือกฟังก์ชันจากนั้นกดปุ่มOKเพื่อสิ้นสุดการทำงานเพื่อจบการสร้างตารางเดือยที่คุณไม่ได้คลิกที่ปุ่ม

ตกลงทันทีหลังจากที่โปรแกรมจะแสดงแผ่นใหม่ที่มีตารางที่เกิดจากการดำเนินงานก่อนหน้านี้คุณสามารถปรับแต่งกราฟิกได้รับประโยชน์จากการสนับสนุนของกระเป๋าด้านข้างสะดวกที่จะไป เพื่อเปิดหน้าจอโปรดจำไว้ว่าได้รับประโยชน์จากการสนับสนุนสำหรับขั้นตอนการแสดงเพียงแค่คุณสามารถสร้างภาพทั้งหมดในตาราง Pivot ที่คุณต้องการ: เพียงแค่กลับไปที่ผลประโยชน์สเปรดชีตจากการสนับสนุนของแท็บอยู่ที่ด้านล่างซ้ายของหน้าจอ Calc และทำซ้ำการจัดเรียง ของสาขาต่างๆ